L’adresse du logiciel est : http://logiciel-enfance.fr/ Après avoir cliqué sur , vous devez renseigner votre login et votre mot de passe dans les champs correspondants, puis cliquer sur le bouton Valider pour vous connecter. Vous pouvez enregistrer cette page dans les favoris de votre navigateur pour la retrouver plus facilement.
J’ai perdu mon login et mon mot de passe.
Dans le cas où vous ne vous souvenez plus de votre login/mot de passe, votre login est votre mail. Muni de votre mail, vous pouvez faire une nouvelle demande de création de mot de passe. Pour ce faire, cliquez sur le bouton et suivez la procédure de création de mot de passe.
Foyer
Comment créer un foyer ?
Cliquez sur le bouton FOYERS dans le bandeau de gauche.
Dans la page qui s'affiche, cliquez sur le bouton au-dessus du tableau.
Renseignez les informations sur l’état civil du responsable, puis cliquez sur le bouton . Remarque : si le responsable existe déjà, cliquez sur le bouton puis tapez le nom du responsable souhaité pour le sélectionner.
Complétez ses coordonnées puis cliquez à nouveau sur le bouton .
Renseignez les informations demandées pour ajouter un nouvel enfant (ou recherchez-le s'il existe déjà). Remarque : si vous souhaitez uniquement ajouter un adulte au foyer (instituteur ou accompagnateur par exemple), choisissez « Non » au niveau du champ Ajouter un nouvel enfant.
Indiquez enfin le nom attribué au foyer et l'adresse postale, puis cliquez sur le bouton . Le foyer est créé. Il est maintenant possible d'ajouter de nouveaux enfants/responsables ou de compléter les fiches de ceux déjà présents.
Comment déplacer un responsable dans un foyer existant ?
Cliquez sur le bouton INDIVIDUS... puis Responsables du bandeau de gauche.
Dans la page qui s'affiche, recherchez puis cliquez sur le nom du responsable à modifier.
Dans la fiche du responsable, cliquez sur l'encart Foyer puis sur l'icône . La page de changement de foyer s'affiche.
Tapez le nom du foyer souhaité dans le champs de recherche puis sélectionnez-le parmi les résultats trouvés.
Cliquez enfin sur le bouton pour enregistrer le changement. Remarque : les enfants associés au responsable en question sont également et automatiquement liés au nouveau foyer.
Comment renommer un foyer ?
Cliquez sur le bouton FOYERS dans le bandeau de gauche.
Dans la page qui s'affiche, recherchez puis cliquez sur le nom du foyer à modifier.
Dans la fiche du foyer, cliquez sur l'icône à côté du nom.
Modifiez le nom du foyer puis cliquez sur le bouton pour enregistrer le changement.
Comment créer les foyers de parents séparés ?
Commencez par créer le foyer du Responsable 1, comme décrit dans la procédure Comment créer un foyer ?, jusqu’à la finalisation.
Créez ensuite le foyer du Responsable 2. A l’étape 3 Enfant, cliquez sur pour retrouver l’enfant déjà enregistré, et acter le lien de filiation ou de tutorat avec le Responsable 2.
Finalisez la création du second Foyer.
Pensez également à aller ajouter les règles de facturations sur le ou les responsables souhaités (semaine paire/impaire) et leur donner en fonction un accès portail parents.
Dans la fiche de l’enfant, sous MES RESPONSABLES LÉGAUX, vous visualisez ses foyers.
Responsable
Comment ajouter un responsable ?
Cliquez sur le bouton INDIVIDUS... puis Responsables du bandeau de gauche.
Dans la page qui s'affiche, cliquez sur le bouton au-dessus du tableau.
Renseignez les informations sur l’état civil du responsable, puis cliquez sur le bouton .
Complétez ses coordonnées, puis cliquez de nouveau sur le bouton .
Indiquez le nom du foyer qui sera créé en même temps que le responsable et son adresse, puis cliquez sur le bouton . Remarque : si le foyer existe déjà, cliquez sur le bouton puis tapez le nom du foyer souhaité pour le sélectionner.
Comment archiver un responsable ?
Cliquez sur le bouton INDIVIDUS... puis Responsables du bandeau de gauche.
Dans la page qui s'affiche, recherchez puis cliquez sur le nom du responsable à modifier.
Dans la fiche du responsable, cliquez sur l'icône en haut à droite de la page. Un message de confirmation s'affiche.
Cliquez sur le bouton pour confirmer l'archivage du responsable. La liste des responsables ainsi que le foyer associé à ce responsable sont automatiquement mis à jour. Remarque : vous ne pouvez pas archiver un responsable ayant des factures impayées, elles devront donc être soldées avant l'archivage.
Comment désarchiver un responsable ?
Cliquez sur le bouton INDIVIDUS... puis Responsables du bandeau de gauche.
Dans la page qui s'affiche, cliquez sur le bandeau FILTRER SUR LES ADULTES au-dessus du tableau.
Cochez ensuite l'option de recherche ADULTES ARCHIVES, puis la case Date des archives.
Remplissez les différents champs en fonction de la date à laquelle les adultes ont été archivés puis cliquez sur le bouton . Le tableau correspondant à votre recherche s'affiche.
Cliquez alors sur le nom de l'adulte à désarchiver afin d'ouvrir sa fiche (grisée, donc non modifiable).
Pour la désarchiver, cliquez sur l'icône en haut à droite de la fiche. Un message de confirmation s'affiche.
Cliquez sur le bouton pour désarchiver la fiche. La fiche est désarchivée et vous pouvez alors la modifier afin de la mettre à jour.
Comment inscrire un adulte à un repas ?
Cliquez sur le bouton INDIVIDUS... puis Responsables du bandeau de gauche.
Dans la page qui s'affiche, recherchez puis cliquez sur le nom du responsable pour lequel vous souhaitez enregistrer des repas.
Dans la fiche du responsable, au-dessus de l'encart Adresse, activez l'accès aux inscriptions. De nouveaux encarts apparaissent dans la fiche.
Cliquez sur l'encart Mon cursus, mes groupes puis sur l'icône à côté du cursus pour inscrire le responsable dans un groupe ou une classe.
Cliquez ensuite sur l'encart Mes prestations et mes réservations en masse puis sur l'icône à côté de la mention « Je suis inscrit à » pour inscrire le responsable à la prestation « Repas ».
Cliquez ensuite sur l'encart Règles de Facturation, puis sur l'icône pour ajouter la règle de facturation correspondant au repas.
Cliquez enfin sur l'encart Mes réservations pour enregistrer des réservations de repas.
Important : pour mieux différencier les repas enfant des repas adulte, il est conseillé de paramétrer une prestation « Repas adulte » associée à un établissement ou à une classe « Adulte ».
Comment ajouter / supprimer des règles de facturation ?
Pour ajouter une règle de facturation :
Cliquez sur le bouton INDIVIDUS... puis Responsables du bandeau de gauche.
Dans la page qui s'affiche, recherchez puis cliquez sur le nom du responsable à modifier.
Dans la fiche du responsable, cliquez sur l'encart Règles de facturation puis sur l'icône .
Renseignez la période d'application et le critère souhaités (aucun, une semaine sur deux, liste des semaines), puis cliquez sur le bouton .
Cochez les prestations des enfants qui seront rattachés à cette règle, puis cliquez sur le bouton pour finaliser la création de la règle.
Pour supprimer une règle de facturation :
Cliquez sur le bouton INDIVIDUS... puis Responsables du bandeau de gauche.
Dans la page qui s'affiche, recherchez puis cliquez sur le nom du responsable pour lequel vous souhaitez supprimer une règle de facturation.
Dans la fiche du responsable, cliquez sur l'encart Règles de facturation puis sur l'icône en bout de ligne de la règle à supprimer. Une page de sélection d'action s'affiche.
Choisissez si vous souhaitez supprimer la règle ou l’arrêter à une date souhaitée, puis cliquez sur le bouton . La liste des règles de facturation du responsable se met à jour automatiquement.
Comment transférer une règle de facturation vers un autre responsable ?
Cliquez sur le bouton INDIVIDUS... puis Responsables du bandeau de gauche.
Dans la page qui s'affiche, recherchez puis cliquez sur le nom du responsable à modifier.
Dans la fiche du responsable, cliquez sur l'encart Règles de facturation puis sur l'icône en bout de ligne de la règle à transférer. La page de transfert de règle s'affiche.
Sélectionnez le responsable souhaité dans le champs « Transférer la règle sur ».
Cliquez enfin sur le bouton pour enregistrer le changement.
Comment ajouter un tiers solidaire au responsable de facturation ?
Cliquez sur le bouton INDIVIDUS... puis Responsables du bandeau de gauche.
Dans la page qui s'affiche, recherchez puis cliquez sur le nom du responsable à modifier.
Dans la fiche du responsable, cliquez sur l'encart Règles de facturation puis sur l'icône en bout de ligne de la règle concernée. La page de transfert de règle s'affiche.
Sélectionnez le tiers solidaire souhaité dans le champs correspondant (ne touchez pas au transfert de règle).
Cliquez enfin sur le bouton pour enregistrer le changement. Le tiers solidaire apparaîtra alors sur les factures en plus du responsable de facturation.
Comment envoyer un message à une famille ?
Cliquez sur le bouton INDIVIDUS... puis Responsables du bandeau de gauche.
Dans la page qui s'affiche, recherchez puis cliquez sur le nom du responsable concerné.
Dans la fiche du responsable, cliquez sur l'encart Messagerie puis sur le bouton .
Saisissez l'objet ainsi que le corps du message à transmettre à la famille.
Cliquez enfin sur le bouton pour envoyer le message.
Comment envoyer un message à plusieurs familles ?
Cliquez sur le bouton INDIVIDUS... puis Responsables du bandeau de gauche.
Dans la page qui s'affiche, cliquez si besoin sur le bandeau FILTRER SUR LES ADULTES au-dessus du tableau pour rechercher un ensemble de responsables répondant à vos options de recherche.
Cliquez ensuite sur le bouton en haut du tableau. Une fenêtre de création de message s'ouvre par-dessus le tableau.
Précisez l'objet et composez votre message en utilisant si besoin les variables situées à droite de la fenêtre. Remarque : les variables permettent de récupérer automatiquement les informations propres à chaque famille/responsable lors de l'envoi du message.
Cliquez enfin sur le bouton pour envoyer le message à toutes les familles précédemment listées dans le tableau.
Important : l'envoi d'un message groupé peut également se faire depuis la liste des enfants (INDIVIDUS... > Enfants) en suivant la même démarche.
Certaines familles ne reçoivent pas les mailings
Demandez aux familles concernées d’aller vérifier leurs SPAMS et courriers indésirables. Si elles n’ont rien non plus dans ces dossiers alors il faut leur demander d’ajouter le nom de domaine « 3douest.com » comme site de confiance.
Cette manipulation est à faire dans leur boite mail directement :
Aller dans les paramètres (afficher tous les paramètres).
Chercher la catégorie « Courrier indésirable ».
Ajouter en nom de domaine approuvé : 3douest.com Remarque : le chemin peut sensiblement différer en fonction des boites de réception.
Comment mettre à jour la fiche de parents qui se séparent ?
Cliquez sur le bouton FOYERS dans le bandeau de gauche.
Dans la page qui s’affiche, recherchez puis cliquez sur le nom du foyer souhaité.
Allez à l’onglet Responsables légaux, et cliquez sur celui qui déménage, pour accéder aux onglets de sa fiche Responsable.
Cliquez sur l’onglet Adresse pour le dérouler, puis sur l'icône à droite de l’adresse actuelle.
Sélectionnez DÉPLACER le responsable dans un NOUVEAU foyer.
Entrez le nom et l’adresse de ce nouveau foyer, et validez pour en acter la création.
Comment adapter la facturation d’une famille nouvellement séparée ?
Après avoir acté la séparation des parents, comme décrit dans la procédure « Comment mettre à jour la fiche de parents qui se séparent ? », demandez l’avis de la famille sur les nouvelles règles de facturation souhaitées : séparation semaines paires/semaines impaires, ou selon une liste de semaines, ou règle de facturation uniquement sur l'un des parents.
Allez tout d’abord sur la fiche Responsable du parent responsable de facturation pour arrêter la règle de facturation en cours : Cliquez sur le bouton INDIVIDUS... puis Responsables dans le bandeau de gauche, recherchez puis cliquez sur le nom de l’adulte souhaité.
Cliquez sur l’onglet Règles de Facturation pour le dérouler, puis sur l'icône à droite de la règle de facturation voulue.
Sélectionnez « Arrêter à la date souhaitée », puis entrez la date de fin de cette règle de facturation et validez.
Toujours dans l’encart Règles de facturation, cliquez sur le bouton , à côté de « Liste des règles de facturation » pour ajouter une nouvelle règle de facturation.
Paramétrez-la au lendemain de l’arrêt de la règle précédente, puis sélectionnez le critère adapté à la demande de la famille et cliquez sur Suivant. Cochez les prestations voulues et cliquez sur .
En cas de règles partagées, allez ensuite sur la fiche Responsable du 2ème parent, et suivez à nouveau les points 1. à 5. en paramétrant les semaines d’application de la nouvelle règle de facturation en miroir de celles du premier responsable.
Comment ajouter un document pour un responsable ?
Cliquez sur le bouton INDIVIDUS... puis Responsables du bandeau de gauche.
Dans la page qui s'affiche, recherchez puis cliquez sur le nom du responsable souhaité.
Cliquez sur l’encart Documents, en bas de la fiche responsable, puis sur .
Dans la page qui s'affiche, cliquez sur le bouton pour sélectionner le document depuis votre ordinateur.
Complétez le formulaire en indiquant un nom et une description, ainsi que les dates durant lesquelles le document sera disponible sur le portail.
Cliquez enfin sur le bouton pour confirmer le chargement du document dans le logiciel.
Aide : il est possible de faire la même manipulation via la fiche Enfant, à l’onglet Mes Documents, pour enregistrer un document concernant un enfant spécifique.
Enfant
Comment ajouter un enfant ?
Cliquez sur le bouton INDIVIDUS... puis Enfants dans le bandeau de gauche.
Dans la page qui s'affiche, cliquez sur le bouton au-dessus du tableau.
Renseignez les informations d’identification demandées, puis cliquez sur le bouton .
Recherchez ensuite son responsable en tapant son nom dans le champ correspondant, puis indiquez leur lien de parenté (père, mère, tuteur).
Cliquez enfin sur le bouton pour enregistrer l'enfant.
Comment archiver un enfant ?
Cliquez sur le bouton INDIVIDUS... puis Enfants du bandeau de gauche.
Dans la page qui s'affiche, recherchez puis cliquez sur le nom de l'enfant à modifier.
Dans la fiche de l'enfant, cliquez sur l'icône en haut à droite de la page. Un message de confirmation s'affiche.
Cliquez sur le bouton pour confirmer l'archivage de l'enfant. La liste des enfants ainsi que le foyer associé à cet enfant sont automatiquement mis à jour.
Comment désarchiver un enfant ?
Cliquez sur le bouton INDIVIDUS... puis Enfants du bandeau de gauche.
Dans la page qui s'affiche, cliquez sur le bandeau FILTRER SUR LES ENFANTS au-dessus du tableau.
Cochez ensuite l'option de recherche ENFANTS ARCHIVES, puis la case Date des archives.
Remplissez les différents champs en fonction de la date à laquelle les enfants ont été archivés puis cliquez sur le bouton . Le tableau correspondant à votre recherche s'affiche.
Cliquez alors sur le nom de l'enfant à désarchiver afin d'ouvrir sa fiche (grisée, donc non modifiable).
Pour la désarchiver, cliquez sur l'icône en haut à droite de la fiche. Un message de confirmation s'affiche.
Cliquez sur le bouton pour désarchiver la fiche. La fiche est désarchivée et vous pouvez alors la modifier afin de la mettre à jour.
Comment inscrire un nouvel enfant dans sa classe ?
Cliquez sur le bouton INDIVIDUS... puis Enfants dans le bandeau de gauche.
Dans la page qui s'affiche, recherchez puis cliquez sur le nom de l'enfant souhaité.
Dans la fiche de l'enfant, cliquez sur l’onglet Mon Cursus, mes groupes, puis sur l'icône , à côté du cursus visé.
Paramétrez l’entrée de l’enfant dans la classe souhaitée, en configurant les informations d’année, d’établissement, de classe et de niveau, à la date souhaitée. Cliquez sur le bouton pour finaliser l’inscription de l’enfant.
Vous pourrez ensuite inscrire l’enfant aux prestations associées à sa classe, et ainsi lui ouvrir les droits à la réservation.
Comment ouvrir les droits à une prestation à un enfant ?
Cliquez sur le bouton INDIVIDUS... puis Enfants dans le bandeau de gauche.
Dans la page qui s'affiche, recherchez puis cliquez sur le nom de l'enfant souhaité.
Dans la fiche de l'enfant, cliquez sur l’onglet Mes prestations et mes réservations en masse, puis sur l'icône à droite de « Je suis inscrit à : ».
Cochez les différentes prestations concernées, et renseignez la date à partir de laquelle l’enfant doit y avoir accès.
Vous pourrez ensuite ajouter les règles de facturation sur les responsables de l’enfant.
Comment imprimer des fiches de renseignements pour les enfants / adultes ?
Cliquez sur le bouton INDIVIDUS... puis Enfants dans le bandeau de gauche.
Dans la page qui s'affiche, cliquez si besoin sur le bandeau FILTRER SUR LES ENFANTS au-dessus du tableau pour rechercher un ensemble d'enfants répondant à vos options de recherche.
Cliquez ensuite sur le bouton en-dessous du tableau, puis sur En pdf. Une fenêtre de sélection d'options s'affiche par-dessus le tableau.
Cochez les différents éléments que vous souhaitez voir apparaître sur la fiche de renseignement. Remarque : en cochant la case « Enregistrer dans les fiches », vous pourrez créer un exemplaire de la fiche de renseignement dans les documents des enfants concernés. Elle sera alors consultable sur le portail parents.
Cliquez enfin sur le bouton pour générer les fiches de renseignement.
Important : les fiches de renseignement peuvent également être générées depuis la liste la liste des responsables (INDIVIDUS... > Responsables) en suivant la même démarche, mais les éléments à cocher seront légèrement différents.
Réservation / Présences
Comment enregistrer des réservations sur une période selon une semaine type ?
Cliquez sur le bouton INDIVIDUS... puis Enfants dans le bandeau de gauche.
Dans la page qui s'affiche, recherchez puis cliquez sur le nom de l'enfant pour lequel vous souhaitez enregistrer des réservations en masse.
Dans la fiche de l'enfant, dans l'encart Mes prestations et mes réservations en masse, cliquez sur l'icône à gauche de la prestation souhaitée.
Cochez les jours de la semaine sur lesquels vous souhaitez enregistrer des réservations puis sélectionnez la période.
Précisez si ces réservations viennent s'ajouter aux réservations existantes ou les remplacent (si non facturées) puis indiquez si nécessaire un critère supplémentaire d'enregistrement (semaine sur deux ou liste des semaines).
Cliquez enfin sur le bouton pour enregistrer les réservations en masse.
Comment pointer les présences du jour ?
Cliquez sur le bouton PRÉSENCES dans le bandeau de gauche.
Affichez les pointages à partir de la date voulue et sélectionnez le tri d’affichage souhaité (établissement, classe).
Cochez la prestation sur laquelle vous souhaitez saisir des présences.
Cochez les différentes classes concernées.
Cliquez sur le bouton .
Saisissez les présences à enregistrer en cliquant sur les cases correspondantes.
Attention : il n’est pas possible de cocher des présences si la prestation n’a pas débutée.
Facturation / Dépôts
Comment créer un groupe de factures ?
Cliquez sur le bouton FACTURES dans le bandeau de gauche.
Dans la page qui s'affiche, cliquez sur le bouton au-dessus du tableau.
Dans la page de création de facture, sélectionnez la période à facturer, la régie concernée et cochez les prestations souhaitées.
Modifiez si besoin les dates de prélèvement (si applicable), d'échéance ou d'affichage sur le portail parents.
Cliquez enfin sur le bouton . Le logiciel génère les brouillons de factures (une fenêtre apparaît pour indiquer l'état d'avancement).
Une fois les brouillons créés, vous êtes encore en mesure d'intervenir sur ces documents avec le bouton :
– vous permettra de corriger des éléments (rajouter un commentaire, changer la date d'affichage sur le portail, etc.), – vous permettra de supprimer les éléments en cas d'erreur.
Pour valider les brouillons et les transformer en factures, cliquez sur le bouton puis sur au-dessus du tableau. Un message de confirmation s'affiche.
Cliquez sur le bouton pour confirmer la validation des brouillons en factures.
Comment enregistrer / supprimer / modifier une réduction / majoration sur un brouillon de facture ?
Ajouter une réduction / majoration :
Cliquez sur le bouton FACTURES dans le bandeau de gauche.
Recherchez puis cliquez sur le numéro de facture souhaité dans le tableau. Remarque : les brouillons de facture sont affichés en couleur dans le tableau et le numéro est suivi du symbole « * ».
Dans la page récapitulative du brouillon de facture, cliquez sur le bouton .
Saisissez le motif de la réduction/majoration puis sélectionnez la prestation qui lui sera associée. Sélectionnez ensuite le type (réduction ou majoration) et saisissez le montant.
Cliquez enfin sur le bouton pour enregistrer la réduction/majoration et mettre à jour le montant total du brouillon de facture. Remarque : il est également possible d'associer la réduction à une prestation d'un seul enfant, il faut pour cela cliquer sur l'icône à côté de la prestation concernée et suivre ensuite les mêmes étapes de complétion.
Modifier une réduction / majoration :
Cliquez sur le bouton FACTURES dans le bandeau de gauche.
Recherchez puis cliquez sur le numéro de facture souhaité dans le tableau. Remarque : les brouillons de facture sont affichés en couleur dans le tableau et le numéro est suivi du symbole « * ».
Dans la page récapitulative du brouillon de facture, cliquez sur l'icône à droite de la réduction à modifier.
Appliquez vos modifications (motif, type, montant) et cliquez enfin sur le bouton pour enregistrer la modification.
Supprimer une réduction / majoration :
Cliquez sur le bouton FACTURES dans le bandeau de gauche.
Recherchez puis cliquez sur le numéro de facture souhaité dans le tableau. Remarque : les brouillons de facture sont affichés en couleur dans le tableau et le numéro est suivi du symbole « * ».
Dans la page récapitulative du brouillon de facture, cliquez sur l'icône à droite de la réduction à supprimer. Un message de confirmation s'affiche.
Cliquez sur le bouton pour confirmer la suppression. Le montant total de la facture est mis à jour automatiquement.
Important : la gestion des réductions/majoration n'est possible que sur les brouillons de facture. Une fois le brouillon transformé en facture, il n'est plus possible de rajouter, modifier ou supprimer une réduction/majoration.
Comment ranger les factures dans un dossier ?
Cliquez sur le bouton FACTURES dans le bandeau de gauche.
Dans la page qui s'affiche, cliquez si besoin sur le bandeau FILTRER SUR LES FACTURES au-dessus du tableau pour rechercher un ensemble de factures répondant à vos options de recherche.
Cliquez ensuite sur le bouton au-dessus de la liste, puis sur le dossier souhaité. Les factures listées dans le tableau sont directement rangées dans le dossier sélectionné.
Cliquez sur le bouton FACTURES dans le bandeau de gauche.
Recherchez puis cliquez sur le numéro de facture souhaité dans le tableau. Remarque : si vous ne trouvez pas votre facture dans le tableau, cliquez sur le bandeau FILTRER SUR LES FACTURES au-dessus du tableau et utilisez les filtres pour retrouver votre facture.
Dans la page récapitulative de la facture, cliquez sur le bouton . La page de saisie d'un paiement s'affiche.
Sélectionnez le mode de paiement souhaité, le produit associé au paiement et saisissez le montant (le logiciel affiche automatiquement par défaut le montant restant à régler).
Cliquez enfin sur le bouton pour enregistrer le paiement.
Comment créer un dépôt ?
Cliquez sur le bouton FINANCES... puis Paiements dans le bandeau de gauche.
Dans la page qui s'affiche, cliquez si besoin sur le bandeau FILTRER SUR LES PAIEMENTS au-dessus du tableau pour rechercher un groupe de paiements répondant à des options de recherche précises.
Cochez les paiements souhaités dans la liste, puis cliquez sur le bouton en-dessous du tableau. Un message de confirmation vous indique que le dépôt a été créé.
Comment supprimer un dépôt ?
Cliquez sur le bouton FINANCES... puis Dépôts dans le bandeau de gauche.
Dans la page qui s'affiche, recherchez votre dépôt à supprimer puis cliquez sur l'icône de la ligne correspondante. Une fenêtre de confirmation s'affiche.
Cliquez sur le bouton pour confirmer la suppression du dépôt. Le dépôt est supprimé et les paiements qui s'y trouvaient se retrouvent à nouveau visibles dans la liste des paiements.
Comment gérer un rejet de prélèvement ?
Cliquez sur le bouton FINANCES... puis Dépôts dans le bandeau de gauche.
Dans la page qui s'affiche, recherchez votre dépôt contenant le prélèvement à rejeter puis cliquez sur l'icône de la ligne correspondante.
Cliquez sur le récapitulatif du dépôt (montant total et répartition selon les produits) pour dérouler la liste des paiements contenus dans le dépôt.
Recherchez le paiement concerné par le rejet, puis cliquez sur l'icône en bout de ligne. Une fenêtre de confirmation s'affiche.
Cliquez sur le bouton pour confirmer le rejet du prélèvement. Le paiement prélèvement sera noté « REFUSÉ » et la facture sera de nouveau en attente de règlement.
Prépaiement
Comment créditer le compte d’un responsable qui vient vous régler ?
Cliquez sur le bouton INDIVIDUS... puis Responsables du bandeau de gauche.
Dans la page qui s’affiche, Recherchez puis cliquez sur le nom du responsable souhaité.
Cliquez sur l’encart Paiements pour le dérouler, puis sur .
Saisissez alors les informations demandées (date, mode de paiement, régie, produit, montant), puis cliquez sur pour enregistrer le paiement, et créditer d’autant le solde de la personne.
Comment visualiser le compte d’un responsable de facturation ?
Cliquez sur le bouton INDIVIDUS... puis Responsables du bandeau de gauche.
Dans la page qui s’affiche, Recherchez puis cliquez sur le nom du responsable souhaité.
Dans le premier encart de la fiche du Responsable se trouve sur la droite l’état du Solde.
Pour visualiser les mouvements du solde, il vous est possible de cliquer sur le premier encart Compte pour dérouler les débits et crédits, triés par mois. Le responsable dispose des mêmes informations sur son Portail Parent.
Si nécessaire, vous pouvez imprimer les mouvements du compte au mois, en cliquant sur Imprimer le récapitulatif.
Comment visualiser la liste des comptes débiteurs ou créditeurs ?
Cliquez sur le bouton INDIVIDUS... puis Responsables du bandeau de gauche.
Cliquez sur le bandeau FILTRER SUR LES ADULTES en haut de la page, puis cochez la case COMPTE, puis Compte, puis sélectionnez les options de compte et de régie souhaitées.
Cliquez ensuite sur pour afficher la liste des responsables dont le compte correspond à votre demande.
Comment ajouter des réservations pour un enfant ?
Cliquez sur le bouton INDIVIDUS... puis Responsables du bandeau de gauche.
Dans la page qui s'affiche, recherchez puis cliquez sur le nom du responsable à modifier.
Descendez et cliquez sur l’encart Mes Réservations pour le dérouler, puis accédez au tableau des réservations de l’enfant, qui s’affiche par semaine.
Cliquez sur le ou les jours à réserver : un symbole Caddie s’affiche.
Enregistrez les réservations en cliquant sur en bas à droite. Les réservations s’afficheront en vert, le solde du responsable de facturation sera débité.
Paramétrage
Comment créer un critère ?
Cliquez sur le bouton en haut à droite pour accéder à l'administration du logiciel.
Dans la partie FOYERS, cliquez sur le bouton Critères.
Cliquez ensuite sur le bouton au-dessus du tableau.
Saisissez le libellé du critère, son type (s'il s'applique aux enfants ou responsables) ainsi que les valeurs possibles.
Cliquez enfin sur le bouton pour ajouter le critère à la liste.
Comment ajouter une assurance ?
Cliquez sur le bouton en haut à droite pour accéder à l'administration du logiciel.
Dans la partie FOYERS, cliquez sur le bouton Assurances.
Cliquez ensuite sur le bouton au-dessus du tableau.
Saisissez le libellé de l'assurance et si elle est visible ou non (pour apparaître dans la liste au moment de l'ajouter sur la fiche d'un responsable).
Cliquez enfin sur le bouton pour ajouter l'assurance à la liste.
Comment créer un dossier de factures ?
Cliquez sur le bouton en haut à droite pour accéder à l'administration du logiciel.
Dans la partie PAIEMENTS, cliquez sur le bouton Dossiers de facture.
Cliquez ensuite sur le bouton .
Saisissez le libellé du dossier et précisez s'il sera inclus dans un dossier existant ou non (cela permet de créer une arborescence).
Cliquez enfin sur le bouton pour ajouter le dossier de factures à la liste.
Comment ajouter / modifier / supprimer des rôles et permissions ?
Ajouter un rôle et ses permissions :
Cliquez sur le bouton en haut à droite pour accéder à l'administration du logiciel.
Dans la partie PERMISSIONS, cliquez sur le bouton Rôles - permissions.
Cliquez ensuite sur le bouton . La page de création d'un rôle s'affiche.
Indiquez le libellé souhaité, puis complétez si besoin la description associée.
Cliquez sur le bouton pour confirmer la création du rôle. La liste se met à jour automatiquement.
Cliquez ensuite sur le rôle que vous venez de créer pour accéder à la gestion des permissions.
Cliquer sur l'icône à côté de la mention PERMISSIONS. La liste des permissions classées par catégorie s'affiche.
Cochez les permissions souhaitées puis cliquez sur le bouton en bas de page pour enregistrer les éléments.
Modifier un rôle :
Cliquez sur le bouton en haut à droite pour accéder à l'administration du logiciel.
Dans la partie PERMISSIONS, cliquez sur le bouton Rôles - permissions.
Cliquez sur le nom du rôle à modifier, puis cliquez sur l'icône dans la page récapitulative qui s'affiche.
Modifiez les éléments souhaités puis cliquez enfin sur le bouton pour confirmer les modifications apportées. La liste se met à jour automatiquement.
Supprimer une permission d'un rôle :
Cliquez sur le bouton en haut à droite pour accéder à l'administration du logiciel.
Dans la partie PERMISSIONS, cliquez sur le bouton Rôles - permissions.
Cliquez sur le nom du rôle pour lequel vous souhaitez supprimer une permission, puis cliquez sur l'icône à droite de la permission en question dans la page récapitulative qui s'affiche. Un message de confirmation s'affiche.
Cliquez sur le bouton pour confirmer la suppression de l'élément. La liste se met à jour automatiquement.
Comment ajouter / modifier / supprimer des utilisateurs ?
Ajouter un utilisateur :
Cliquez sur le bouton en haut à droite pour accéder à l'administration du logiciel.
Dans la partie PERMISSIONS, cliquez sur le bouton Utilisateurs.
Cliquez ensuite sur le bouton . La page de création d'un utilisateur s'affiche.
Complétez alors :
– le login (qui sera son adresse mail), – le nom et prénom de l'utilisateur, – le rôle qui lui sera attribué (avec les permissions correspondantes),
Cochez ensuite le type de messagerie auquel il aura accès ainsi que la structure (puis les prestations) à laquelle l'utilisateur sera lié.
Cliquez sur le bouton pour confirmer la création de l'utilisateur. La liste se met à jour automatiquement.
Modifier un utilisateur :
Cliquez sur le bouton en haut à droite pour accéder à l'administration du logiciel.
Dans la partie PERMISSIONS, cliquez sur le bouton Utilisateurs.
Cliquez sur le login de l'utilisateur à modifier, puis cliquez sur l'icône .
Corrigez les éléments souhaités puis cliquez enfin sur le bouton pour confirmer les modifications apportées. La liste se met à jour automatiquement.
Supprimer un utilisateur :
Cliquez sur le bouton en haut à droite pour accéder à l'administration du logiciel.
Dans la partie PERMISSIONS, cliquez sur le bouton Utilisateurs.
Cliquez sur l'icône en bout de ligne à droite de l'utilisateur à supprimer. Un message de confirmation s'affiche.
Cliquez sur le bouton pour confirmer la suppression de l'utilisateur. La liste se met à jour automatiquement.
Comment ajouter une période ?
Cliquez sur le bouton en haut à droite pour accéder à l'administration du logiciel.
Dans la partie PRESTATIONS, cliquez sur le bouton Périodes.
Cliquez ensuite sur le bouton . La page de création d'une période s'affiche.
Indiquez le libellé de la période, puis choisissez la date de début et de fin d'application. Vous pouvez également préciser une couleur afin de la retrouver plus facilement dans la liste.
Cliquez sur les prestations souhaitées pour dérouler les établissements et classes qui y ont accès, puis cochez celles qui seront concernées par la fermeture/ouverture sur cette période.
Cliquez enfin sur le bouton pour confirmer la création de la période. La liste et le calendrier se mettent à jour automatiquement. Attention : si des réservations existent déjà lors de la création de la période, elles seront supprimées en cas de validation.
Comment créer toutes les périodes scolaires de l'année correspondant au calendrier de l'éducation nationale ?
Générer les périodes :
Cliquez sur le bouton en haut à droite pour accéder à l'administration du logiciel.
Dans la partie PRESTATIONS, cliquez sur le bouton Périodes.
Cliquez ensuite sur le bouton en haut à droite.
Cochez votre zone puis sélectionnez dans la liste les périodes à créer, puis cliquez sur le bouton Créer. Vos périodes apparaissent dans la liste Périodes sans prestations.
Lier des prestations et groupes aux périodes :
Depuis la liste Périodes sans prestations, cliquez sur le libellé de la prestation à modifier.
Cliquez ensuite sur les prestations souhaitées pour dérouler la liste des établissements et classes qui y ont accès, puis cochez celles qui seront concernées par la fermeture/ouverture sur cette période. Remarque : vous pouvez également modifier si besoin le libellé et la couleur de la période pour la retrouver plus facilement dans la liste.
Cliquez enfin sur le bouton pour confirmer la modification de la période. Votre période est finalisée et vous pouvez la visualiser sous forme de calendrier en cliquant sur le bouton .
Portail parents
Comment créer / modifier / supprimer un login ?
Création d'un login :
Cliquez sur le bouton INDIVIDUS... puis Responsables du bandeau de gauche.
Dans la page qui s'affiche, recherchez puis cliquez sur le nom du responsable pour qui créer un login d'accès au portail parents.
Vérifiez qu'une adresse mail est bien renseignée dans les coordonnées du responsable (si ce n'est pas le cas, rajoutez-la).
Dans la fiche du responsable, cliquez sur l'encart Portail puis sur le bouton . Le login est créé automatiquement à partir de l'adresse mail et l'icône apparaît sur la fiche. Remarque : vous pouvez également créer le login en cochant la case « Le responsable peut se connecter » au moment de la saisie de l'adresse mail dans les coordonnées du responsable.
Modification d'un login :
Cliquez sur le bouton INDIVIDUS... puis Responsables du bandeau de gauche.
Dans la page qui s'affiche, recherchez puis cliquez sur le nom du responsable pour qui modifier le login d'accès au portail parents.
Sur la fiche du responsable, cliquez sur l'icône dans la partie Coordonnées.
Modifiez l'adresse mail et cochez la case « Le responsable peut se connecter » pour mettre à jour le Login Portail actuel avec la nouvelle adresse mail.
Cliquez enfin sur le bouton pour enregistrer la modification.
Suppression d'un login :
Cliquez sur le bouton INDIVIDUS... puis Responsables du bandeau de gauche.
Dans la page qui s'affiche, recherchez puis cliquez sur le nom du responsable pour qui supprimer le login d'accès au portail parents.
Dans la fiche du responsable, cliquez sur l'encart Portail puis sur l'icône à droite du login. Un message de confirmation s'affiche.
Cliquez sur le bouton pour confirmer la suppression. Le login est correctement supprimé et l'accès au portail pour ce responsable n'est plus possible (jusqu'à la création d'un nouveau login).
Comment mettre à disposition la facture sur le portail ?
Lors de la création des brouillons de factures, vous avez la possibilité de choisir la date d'affichage sur le portail. En cas de besoin, cette date peut être avancée ou repoussée pour une facture seule ou un ensemble de factures.
Pour une facture seule :
Cliquez sur le bouton FACTURES dans le bandeau de gauche.
Recherchez puis cliquez sur le numéro de facture souhaité dans le tableau. Remarque : si vous ne trouvez pas votre facture dans le tableau, cliquez sur le bandeau FILTRER SUR LES FACTURES au-dessus du tableau et utilisez les filtres pour retrouver votre facture.
Dans la page récapitulative de la facture, cliquez sur l'icône dans la partie Affichage sur portail.
Choisissez la nouvelle date d'affichage ainsi que l'heure, puis cliquez enfin sur le bouton pour enregistrer la modification. La facture sera ainsi accessible sur le portail parents à la date et heure sélectionnées.
Pour un groupe de factures :
Cliquez sur le bouton FACTURES dans le bandeau de gauche.
Dans la page qui s'affiche, cliquez si besoin sur le bandeau FILTRER SUR LES FACTURES au-dessus du tableau pour rechercher un groupe de factures précises.
Cliquez sur le bouton puis sur au-dessus du tableau.
Au niveau du champs « Action sur date d'affichage sur le portail », cliquez sur Remplacer puis sélectionnez votre nouvelle date et heure d'affichage.
Cliquez enfin sur le bouton pour enregistrer la modification. Les factures listées dans le tableau seront correctement modifiées et seront accessibles sur le portail parents à la date et heure sélectionnées.
Comment mettre à disposition la lettre de relance sur le portail ?
Cliquez sur le bouton FACTURES dans le bandeau de gauche.
Dans la page qui s'affiche, cliquez sur le bandeau FILTRER SUR LES FACTURES au-dessus du tableau.
Cochez le filtre FACTURES puis État facture et choisissez l'option « à relancer ». Cliquez ensuite sur le bouton pour visualiser la liste des factures impayées à relancer.
Cliquez sur le bouton puis sur au-dessus du tableau. Une fenêtre d'impression des relances s'affiche par-dessus la page.
Cochez la case « Enregistrer dans les fiches » pour créer un exemplaire de la lettre de relance dans les documents des familles concernées. Elle sera alors consultable sur le portail parents. Remarque : en cochant également la case « Envoyer une notification », vous pourrez rédiger un message pour prévenir les familles que la lettre de relance est accessible sur leur portail (dans la partie Documents).
Cliquez enfin sur le bouton pour générer les lettres de relance.
Comment mettre à disposition l'attestation fiscale sur le portail ?
Cliquez sur le bouton INDIVIDUS... puis Enfants dans le bandeau de gauche.
Dans la page qui s'affiche, cliquez si besoin sur le bandeau FILTRER SUR LES ENFANTS au-dessus du tableau pour rechercher un ensemble d'enfants répondant à vos options de recherche.
Cliquez ensuite sur le bouton sous le tableau. Une fenêtre s'ouvre par-dessus le tableau.
Sélectionnez les repas et/ou prestations souhaitées, puis indiquez la période sur laquelle sera calculé le montant de l'attestation et si le calcul doit se faire par responsable ou par enfant.
Cochez la case « Enregistrer dans les fiches » pour créer un exemplaire de l'attestation fiscale dans les documents des familles concernées. Elle sera alors consultable sur le portail parents.
Cliquez enfin sur le bouton pour générer les attestations fiscales.
Important : les attestations fiscales peuvent également être générées depuis la liste la liste des responsables (INDIVIDUS... > Responsables) ou des foyers (FOYERS) en suivant la même démarche.
Comment ajouter un document pour un groupe sur le portail ?
Cliquez sur le bouton en haut à droite pour accéder à l'administration du logiciel.
Dans la partie COLLECTIVITÉ, cliquez sur le bouton Liste des documents.
Cliquez ensuite sur le bouton .
Dans la page qui s'affiche, cliquez sur le bouton Choisir un fichier/Parcourir... pour sélectionner le document depuis votre ordinateur.
Complétez le formulaire en indiquant un nom et une description, ainsi que les dates durant lesquelles le document sera disponible sur le portail.
Choisissez ensuite à quel(s) groupe(s) le document sera accessible : - soit à tout le logiciel, en sélectionnant « à tout le logiciel » dans le menu déroulant ; - soit à un groupe précis, en sélectionnant « à une (des) structure(s) ou à un (des) groupe(s) » dans le menu déroulant puis en cochant le(s) groupe(s) souhaité(s) parmi les structures disponibles.
Cliquez enfin sur le bouton pour confirmer le chargement du document dans le logiciel. La liste des documents se met à jour automatiquement.
Comment modifier les textes d'accueil du portail ?
Cliquez sur le bouton en haut à droite pour accéder à l'administration du logiciel.
Dans la partie COLLECTIVITÉ, cliquez sur le bouton Configuration du portail parent.
Plusieurs champs peuvent ainsi être édités pour personnaliser les messages visibles : - Sur la page de connexion du portail, - Sur la page d’accueil du portail une fois connecté, - Dans l’encart de contact, - Sur la page des réservations du portail une fois connecté.
Comment ajouter un consentement pour accéder aux réservations depuis le portail ?
Vous avez la possibilité de conditionner l’accès aux réservations des familles à la prise de connaissance d’un document ou d’une information. Pour cela :
Cliquez sur le bouton pour accéder à l'administration puis, dans la partie PORTAIL PARENTS, cliquez sur Liste des consentements.
Cliquez ensuite sur le bouton en haut à gauche.
Remplissez les champs proposés : Libellé du consentement (visible sur le Portail Parents), période de validité de ce consentement, rattachement à tout le logiciel, à certains groupes d'enfants ou à certaines prestations (et donc aux enfants qui ont accès à ces prestations), et s’il faut lier le consentement à un document déjà ajouté sur le logiciel. Voir question : Comment ajouter un document pour un groupe sur le portail ?
a) Rattacher à une (des) prestation(s) : Cochez la ou les prestations dont les enfants inscrits sont concernés par la demande de consentement. b) Rattacher à un (des) groupe(s) : Cochez le ou les groupes d’enfants qui sont concernés par cette demande de consentement. c) Lier un document : Cochez le document souhaité parmi la liste disponible (le document doit être ajouté en amont dans le logiciel).
Une fois tous ces éléments renseignés, cliquez sur le bouton en bas à droite pour enregistrer cette demande de consentement.
Comment visualiser la liste des familles ayant validé un consentement ?
Cliquez sur le bouton en haut à droite pour accéder à l'administration du logiciel.
Dans la partie PORTAIL PARENTS, cliquez sur Liste des consentements.
Pour un consentement donné, cliquez sur l'icône dans la colonne « Nombre de consentements » à droite pour voir la liste des familles qui en ont pris connaissance. La liste des responsables concernés s'affiche (nom, prénom, date de validation).
Comment résoudre le problème d’un responsable qui n’arrive pas à se connecter ou rencontre des difficultés pour réserver ?
Accès au portail parents
vérifiez qu'une adresse mail est renseignée dans la fiche du responsable et que la case « Le responsable peut se connecter » est bien cochée ;
vérifiez que la famille tente de se connecter à partir du bon lien d'accès au portail. Pour rappel, l’adresse de votre portail parents est indiquée dans la partie Configuration du portail parent de l'administration ( ) ;
si la famille ne reçoit pas de message pour la création de son mot de passe, qu'elle vérifie dans ses SPAMS (les adresses « hotmail » et « outlook » sont les plus fréquemment touchées) ;
si la famille ne trouve aucune trace du message même dans ses SPAMS, contactez-nous pour générer un lien de création de mot de passe.
Accès aux réservations Les familles se sont connectées à leur portail mais n'arrivent pas à valider de réservations car aucun tableau ne s'affiche ou les cases ne sont pas cochables :
vérifiez que le login d'accès au portail a été créé sur le responsable ayant des règles de facturation ou étant indiqué comme tiers solidaire (Attention : l’accès aux réservations et paiements par le tiers solidaire n’est pas possible si vous fonctionnez en prépaiement panier) ;
vérifiez que les dates d'application des règles de facturation englobent la période à réserver ou qu'il n'y a pas un critère particulier (semaine paire/impaire) ;
vérifiez que les enfants sont bien inscrits sur le cursus en cours ou à venir, ainsi qu'à des prestations.
Autres points Des oublis dans le paramétrage peuvent également expliquer des difficultés à valider des réservations ou des accès non autorisés sur une période :
vérifiez que les périodes de vacances ont été créées pour éviter des réservations non souhaitées sur ces dates-là ;
vérifiez que les prestations sont bien associées aux bonnes classes (en particulier si vous avez ajouté des classes/niveaux dans le nouveau cursus).
3D Ouest
@3douest
