3D Ouest
Lors de la création d'un critère/d'une autorisation, vous pouvoir cocher la structure correspondante. Un critère/une autorisation peuvent être exclusifs à une structure ou partagés sur plusieurs structures.
Côté portail parents, si l'enfant est concerné par la structure et inscrit à un des groupes liés à la structure aujourd'hui et dans le futur, on affiche les propositions de critères/autorisations.
Vous avez désormais la possibilité de paramétrer des éléments obligatoires, de configurer des dossiers qui vont, soit bloquer les réservations soit les rendre accessibles aux parents.
Par exemple, vous pouvez exiger que le parent fournisse son attestation d'assurance, renseigne sa date de naissance et complète l'autorisation de sortie de son enfant.
Il ne pourra réserver que si son dossier est complet.
La fiche pratique 26 est à votre disposition dans la partie « Mode d'emploi ».
Si vous n'avez pas besoin que les parents renseignent leur assurance, vous avez la possibilité de retirer cette information du portail en passant par Administration > Portail parents > Configuration du portail parent et de cocher Non à la question : Les assurances sont-elles visibles sur le portail ?
Un message d’alerte apparait désormais si vous générez vos factures alors qu’il y a des réservations et pas de présence sur au moins une journée et une prestation.
Désormais, lorsqu'une famille réalisera une réservation en masse pour un ou plusieurs de ses enfants à une prestation donnée, un tableau récapitulatif s'affichera à la fin de l'opération indiquant :
Depuis les boutons Réservations et Présences du bandeau de gauche et pour faciliter la saisie de vos pointages, vous avez maintenant la possibilité de positionner une date de fin, en renseignant le champ Jusqu'au dans la partie Paramètres.
L'assurance doit désormais être renseignée uniquement sur la fiche de l'enfant. Un message le précise côté collectivité et côté responsables (au niveau de l'assurance).
L'attestation d'assurance doit être ajoutée en pièce jointe en .pdf et peut être ajoutée sur tous les enfants de la fratrie en même temps. Cette action est possible depuis le portail parents et depuis la structure.
De nouvelles fonctionnalités ont été ajoutées à l'application de pointage tablette afin de vous permettre de mieux gérer vos pointages :
Remarque : le bouton n'apparaîtra que pour les prestations à pointage unitaire qui ont l'option « Autoriser les actions en masse sur la tablette de pointage » activée.
Pour activer cette option, cliquez sur l'icône en haut à droit pour accéder à l'administration du logiciel puis dans la partie PRESTATIONS, cliquez sur le bouton Prestations. Cliquez enfin sur la prestation souhaitée puis cliquez sur le l'icône pour accéder aux options de la prestation.
Plusieurs nouveautés ont été mises en ligne pour obtenir des statistiques plus précises :
3D Ouest est référencé dans la liste des éditeurs qui proposent l'intégration de la brique API Particulier.
Si vos tarifs dépendent des quotients familiaux, nous proposons de les récupérer et de les intégrer directement dans votre logiciel Enfance.
Pour ce faire, vous devez faire une demande d’habilitation sur le site internet : https://api.gouv.fr/guides/portail-famille-tarification
Une fois habilité, nous pourrons récupérer votre token pour activer cette fonctionnalité. Nous sommes à votre disposition pour vous aider à compléter votre demande.
Si cette option (400€ HT) vous intéresse, nous pouvons vous établir une proposition financière en ce sens.
Nous avons repensé l'affichage et le paramétrage des quotas pour gagner en lisibilité.
Le quota se positionne désormais directement sur le groupe (classe/tranche d'âge) plutôt que sur la prestation et lorsqu'un quota est en place, un symbole « Q » est visible dans le tableau des prestations.
Pour ajouter un quota exceptionnel, cliquez sur l'icône en haut à droit pour accéder à l'administration du logiciel puis dans la partie PRESTATIONS, cliquez sur le bouton Prestations. Cliquez enfin sur la prestation souhaitée puis cliquez sur le bouton pour modifier la limite du nombre de places disponibles sur un jour donné.
Les statistiques s'étoffent d'une nouvelle option Répartition par créneau disponible depuis le bouton Statistiques dans le bandeau de gauche. Elle vous permet de déterminer le nombre d'enfants présents par tranche de créneau horaire (15 min, 30 min, 45 min, 60 min) pour une ou plusieurs prestations mais ne fonctionne que sur des prestations configurées avec un pointage temporel.
Comme pour les autres statistiques, il est possible de faire une extraction au format .xls et une impression en .pdf des résultats.
À partir de la liste des responsables, vous avez désormais la possibilité de filtrer les résultats en fonction du montant présent sur leur compte.
Vous pouvez ainsi rechercher, par exemple, uniquement les comptes des responsables dont le montant est inférieur à 0€ ou au contraire, rechercher tous les comptes créditeurs.
Il suffit de cocher l'option « COMPTE » au niveau des filtres puis utiliser le curseur pour choisir la fourchette des montants souhaités.
Si besoin, vous pouvez générer un export .xls en cliquant sur « Exporter les fiches sur Excel » puis en cochant la case « Compte » pour retrouver facilement le montant de chaque compte des responsables listés.
Vous avez désormais la possibilité d'imprimer les QR codes ou code-barres depuis l'onglet Réservations.
Pour ce faire, contactez le support qui vous activera l'option.
Vous pourrez ensuite vous rendre dans l'onglet Réservations, sélectionner les paramètres souhaités, cliquer sur le bouton puis sur et sélectionnez l'option Afficher les codes barres : OUI pour obtenir vos QR-codes ou codes-barres en bas de votre liste par date.
Une nouvelle statistique Répartition des états par prestation est disponible depuis le bouton Statistiques dans le bandeau de gauche. Elle vous permettra d'obtenir, par exemple, le nombre de présences, d'absences justifiées et de réservations. Comme pour les autres statistiques, il est possible de faire une extraction au format .xls et une impression en .pdf
Depuis le tableau de saisie des présences, vous avez désormais la possibilité de visualiser le nombre de personnes pointées.
La ligne « Total sélection » (1) affiche un compteur par jour et par prestation sélectionnée en haut de chaque colonne.
Aussi, vous pouvez choisir d'afficher les réservations en sélectionnant « Oui » à côté du filtre Afficher les réservations (2), dans le cas où vous souhaiteriez comparer les réservations et les présences à l'intérieur du même tableau.
Vous avez désormais la possibilité d'ajouter un consentement avec ou sans document, un consentement à rendre disponible pour un groupe en particulier, ou encore un consentement à rendre disponible uniquement pour les individus ayant accès à une prestation précise.
Pour ce faire, la gestion des consentements a été déplacée dans la section dédiée Liste des consentements accessible depuis l'encart COLLECTIVITÉ de l'administration (icône ). En cliquant sur le bouton , vous pourrez indiquer les éléments suivants :
Une fois le consentement ajouté à la liste, vous pourrez consulter à tout moment la liste des responsables l'ayant validé sur son portail en cliquant sur l’icône dans la colonne Nombre de consentement.
Depuis les présences, vous avez désormais la possibilité de visualiser l'état de la réservation en faisant un clic droit sur la case.
L'état « absence justifiée » n'est plus proposé s'il n'y a pas de réservation sur la prestation.
Si vous limitez les places sur des prestations (module quota en place), vous pouvez désormais choisir quel utilisateur de votre collectivité recevra un mail de notification lors du passage des réservations d'un enfant de l'état "liste d'attente" à l'état "réservé".
Pour ce faire, cliquez sur l'icône en haut à droite pour accéder à l'administration du logiciel puis dans la partie PERMISSIONS, cliquez sur le bouton Utilisateurs. Vous pourrez alors sélectionner OUI ou NON à l'option « Recevoir les notifications mail sur changement d'état "en attente" à "réservé" ? ».
Les communes ayant un portail parents peuvent désormais décider d'y afficher les présences afin que les familles puissent vérifier si besoin les pointages pris en compte. Vous pouvez également choisir d'afficher les présences de certaines prestations uniquement.
Pour ce faire, cliquez sur l'icône en haut à droite pour accéder à l'administration du logiciel puis dans la partie COLLECTIVITÉ, cliquez sur le bouton Configuration du portail parent. Vous pourrez alors afficher les présences en sélectionnant OUI à l'option « Les présences doivent-elles être affichées sur le portail parent ? ».
Il ne reste plus qu'à choisir les prestations à afficher dans cette nouvelle partie du portail : cliquez sur l'icône en haut à droit pour accéder à l'administration du logiciel puis dans la partie PRESTATIONS, cliquez sur le bouton Prestations. Cliquez enfin sur la prestation souhaitée et dans les détails (icône ), vous pourrez sélectionner OUI à l'option « Visibilité présences sur portail parents ».
Afin de faciliter le pointage de vos présences, un nouveau bouton est accessible depuis la partie PRESENCES du bandeau de gauche (en haut à droite de la page).
En cliquant sur ce bouton, vous pourrez ainsi pointer les présences des enfants en temps réel avec un visuel sur le jour J uniquement et sans pagination (sauf si votre liste d'enfants est supérieure à 300).
Dans le but de faciliter votre gestion du logiciel Enfance, des évolutions ont été mises en ligne :
Vous avez désormais la possibilité de générer une attestation fiscale directement à partir de la fiche du responsable de facturation d'un foyer, dans l'encart Documents.
Il vous suffira de cliquer sur le bouton pour accéder à une fenêtre vous permettant de sélectionnez les prestations souhaitées sur la période désirée (par responsable ou par enfant). Vous pourrez rendre ce document consultable directement sur le portail parents en cochant la case « Enregistrer dans les fiches ».
La génération des statistiques CAF a été repensée et améliorée afin de prendre en compte plus de paramètres et d'obtenir ainsi de meilleurs résultats :
MAJ du 03/03/2021 : un nouveau type de statistique CAF a été ajouté afin de vous permettre d'obtenir le nombre distincts qui sont venus au moins une fois à une ou plusieurs prestations sur une période donnée.
L'historique des actions a été repensé pour vous permettre de trouver plus facilement des informations sur qui a fait quoi à quel moment :
Des évolutions viennent d'être apportées à l'encart Mes contacts de sortie et d'urgence d'une fiche enfant.
Vous pouvez désormais :
Suite à de nombreux retours, le logiciel évolue et vous propose désormais un module mailing plus complet : gestion de modèles prédéfinis et éditables, envoi de pièces jointes, signatures, etc.
Une fiche pratique est d'ailleurs disponible : fiche 18 module mailing
Les messages envoyés depuis le logiciel pourront prendre 3 formes différentes selon la situation :
Les communes en prépaiement peuvent désormais imprimer un récapitulatif de l'état du compte d'une famille (identique à celui que peuvent déjà imprimer les familles depuis leur portail parents).
Pour cela, il vous suffit d'aller sur la fiche du responsable de facturation puis de cliquer sur l'encart Compte pour accéder au bouton . Le tableau qui sortira reprendra l'ensemble des opérations enregistrées sur le mois sélectionné.
Le portail parents a été mis à jour afin de permettre aux familles de repérer plus facilement l'état de leurs factures :
Ces nouvelles icônes seront également visibles sur le bandeau principal du portail pour que les familles soient tout de suite informées de la présence d'une facture non lue et/ou non payée .
Pour les communes utilisant le module de pointage tablette, les familles peuvent désormais accéder au QR code de leur enfant depuis leur portail et le télécharger/imprimer en cas de perte de la carte de pointage.
Pour cela, il suffit que la famille aille dans la partie MES ENFANTS de son portail et qu'elle clique sur l'icône sur la fiche de l'enfant concerné.
Les familles peuvent désormais ajouter elles-mêmes de nouvelles allergies depuis la fiche de leur enfant sur le portail parents si jamais elle ne fait pas partie de la liste des allergies proposée par défaut.
Pour cela, il suffit que la famille aille dans la partie MES ENFANTS de son portail puis qu'elle clique sur le bouton Plus de détails de la fiche de l'enfant concerné. Dans la partie Informations médicale, elle pourra cliquer sur l'icône pour ajouter une nouvelle allergie.
Il est désormais possible de configurer les accès d'un utilisateur en fonction de groupes (établissements, classes, niveaux, tranches d'âge...) afin de personnaliser les comptes de chaque usager en fonction de ses besoins et attributions.
Pour cela, il vous suffit d'aller dans l'administration (bouton ) puis de cliquer sur le bouton Utilisateurs dans l'encart PERMISSIONS. Vous pourrez alors cliquer sur l'utilisateur à modifier puis sur l'icône pour accéder aux différents groupes sur lesquels la personne pourra intervenir dans la gestion (inscriptions, réservations et présences, etc.).
Vous avez désormais la possibilité de configurer le portail parents pour que les familles valident leur fiche avant de pouvoir accéder aux réservations, ceci afin d'éviter au maximum de conserver des données obsolètes (coordonnées, autorisations, informations médicales, etc.).
Pour cela il vous suffit d'aller dans l'administration puis cliquer sur le bouton Paramétrage du portail parents dans la partie COLLECTIVITÉ :
Les familles ont désormais la possibilité d'ajouter d'autres responsables depuis leur portail parents.
Un bouton Ajouter un contact permettra de saisir le nom ainsi que les coordonnées d'une personne qui serait autorisée par les parents à récupérer l'enfant en cas d'urgence ou de sortie. Il sera également possible de préciser pour quels enfants les autorisations s'appliquent.
Lors de la création de vos factures, vous avez désormais la possibilité de cocher une option de notification à la famille. Le logiciel enverra alors un email à la famille lorsque sa facture sera en ligne et accessible depuis son portail parents.
En cliquant sur le numéro d'une facture, sous la date d'affichage sur le portail, une indication vous précisera de la date et heure à laquelle la notification a été envoyée. Vous pouvez également à partir de cette page activer/désactiver a posteriori l'envoi d'une notification, et même renvoyer une nouvelle notification en cas de besoin (au cas où la famille n'ait pas fait attention au premier email envoyé).
Pour retrouver un ensemble de factures correspondant à ce critère (notification prévue ou non, envoyée ou non), utilisez le bandeau FILTRER SUR LES FACTURES depuis la liste des factures.
Vous avez désormais la possibilité d'afficher la liste des responsables ou enfants archivés dans le logiciel ainsi que de les restaurer en cas de besoin.
Pour cela, depuis la liste des responsables ou des enfants, utilisez le bandeau FILTRER SUR LES ADULTES ou FILTRER SUR LES ENFANTS puis sélectionnez le critère de recherche « ADULTES ARCHIVES » ou « ENFANTS ARCHIVES ».
Une fois la recherche effectuée, vous pourrez cliquer sur le responsable ou l'enfant souhaité pour accéder à sa fiche et cliquer sur l'icône dans le coin supérieur droit pour le restaurer.
Mise à jour 29/04/2020 : un nouvel onglet « Historique des archives » est désormais disponible dans l'historique des actions et permet de retrouver rapidement les responsables et enfants archivés.
Vous avez désormais la possibilité de supprimer vos dépôts directement depuis le logiciel enfance.
Dans le bandeau de gauche, cliquez sur le bouton FINANCES... puis Dépôts pour accéder à la liste de vos dépôts. Une corbeille rouge apparaîtra sur la ligne du dépôt que vous pouvez supprimer.
Attention : seul le dernier dépôt créé dans les dernières 24h peut être supprimé. Passé ce délai, il convient de nous contacter.
Le portail parents a été mis à jour afin de permettre aux familles de modifier plus d'informations sur leur foyer.
L'adresse visible est désormais celle associée au foyer pour éviter les incohérences entre les responsables et le nom/prénom des responsables peuvent être modifiés afin de corriger les éventuelles fautes de frappe lors de la saisie initiale.
Une nouvelle option fait également son apparition dans les paramètres de configuration du portail parents et activable à tout moment : rendre modifiable le profil de l'autre parent associé au foyer. Pour cela, il vous faudra passer par Administration > Collectivité > Configuration du portail parents.
En plus de l'historique des actions, vous avez désormais la possibilité de consulter une liste des modifications réalisées par les familles sur leur portail à partir du bouton visible en haut de la page. Si vous avez les droits d'accès nécessaires, un onglet « Historique des modification » apparaîtra, à partir duquel vous pourrez vérifier les éléments suivants :
Vous pourrez rechercher une modification en particulier grâce aux champs de filtre visibles sous chaque colonne du tableau récapitulatif.
Les communes utilisant le module de pointage tablette peuvent désormais imprimer le QR code d'un enfant ou d'un adulte directement depuis sa fiche en cas d'oubli ou de perte. Il suffit pour cela de cliquer sur le bouton situé en haut à droite de la page.
Une modification a été apportée au niveau de la facturation afin de faciliter la gestion des prélèvements, en vous permettant de créer simplement des groupes distincts de factures « prélevées » et « non-prélevées ».
Lors de la création d'un groupe de factures, le champ « Autoriser les prélèvements » a été remplacer par « Mode de paiement » où vous pouvez sélectionner Tous ou Prélèvements seuls :
Si les factures avec prélèvements n'ont pas été déposées avant de créer le deuxième groupe de factures, utilisez les filtres sur les factures pour rechercher les factures répondant aux critères suivants : mode de paiement = « prélèvement », dossier = « aucun ». Une fois la liste de factures filtrée, vous pourrez les déposer.
Le portail parents va évoluer pour offrir aux familles une interface plus agréable et faciliter la gestion de leurs données (information enfants, réservations, documents, etc.).
Vous avez désormais la possibilité d'obtenir rapidement la liste des enfants prévus pour chaque jour et chaque prestation visible dans le tableau récapitulatif de la page d'accueil du logiciel. Vous aurez également la possibilité de basculer sur l'affichage des présences dans ce tableau.
En cliquant sur le nombre de repas ou d'enfants prévus pour un jour donné, une fenêtre s'affiche avec la liste des enfants concernés (nom, prénom, établissement, classe, prestation, date de réservation, origine de la réservation). Vous pourrez exporter cette liste au format Excel ou l'imprimer en PDF.
Il vous est maintenant possible de créer en une seule opération l'ensemble des périodes correspondant aux vacances scolaires de votre zone. La création d'une période de fermeture ou d'ouverture unique (grève, sortie scolaire, etc.) reste toujours possible.
Plus de détails sur la fiche pratique 15.
Vous avez désormais la possibilité de transférer les règles de facturation d'un responsable à un autre au sein d'un même foyer, ce qui vous évitera d'avoir à les recréer sur de mauvaises périodes.
Il vous suffit pour cela de vous rendre sur la fiche du responsable qui a les règles de facturation à transférer, puis dans l'encart Règles de facturation, de cliquez sur l'icône en bout de ligne des règles concernées. Vous n'aurez plus qu'à sélectionner le nouveau responsable de facturation et à valider la modification
Il est maintenant possible d'ajouter un tiers solidaire au niveau du responsable de facturation d'un foyer afin qu'un deuxième nom s'affiche sur les factures.
Pour cela, vous devrez aller sur la fiche du responsable de facturation d'un foyer et cliquer sur l'icône en bout de ligne des règles concernées dans l'encart Règles de facturation (comme pour un transfert). Ne restera plus qu'à sélectionner le tiers solidaire dans la liste proposer et de valider la modification.
La gestion des périodes a été revue afin de vous permettre d'ouvrir ou de fermer l'accès à certaines prestations sur la période souhaitée pour un groupe donné (niveau, classe ou établissement). Depuis l'administration du logiciel (bouton ), dans la partie PRESTATIONS puis Périodes, vous pourrez décider de fermer/ouvrir l'accès à une prestation pour un ensemble de classes qu'il vous suffira de cocher dans la liste au lieu de fermer l'accès pour tout le monde comme auparavant.
Vous aurez également le choix entre une « vue liste » et une « vue calendrier » pour visualiser les différentes périodes créées et les modifier si besoin.
Vous avez désormais la possibilité de consulter une liste d'actions réalisées dans le logiciel à partir du bouton visible en haut de la page, où vous pourrez vérifier les éléments suivants :
Vous pourrez rechercher une action en particulier grâce aux champs de filtre visibles sous chaque colonne du tableau récapitulatif.
Vous pouvez désormais ajouter un consentement sur les documents (ex : règlement intérieur) mis à disposition des familles sur le portail parents. Depuis Administration > Liste des documents, vous chargez votre fichier. Ensuite vous revenez sur la liste des documents et vous cliquez sur l'icône dans la colonne Consentement à droite. Depuis Administration > Collectivité > Liste des consentements, vous visualisez la liste des responsables ayant validé votre règlement intérieur.
Vous avez désormais la possibilité de rendre les critères visibles et modifiables (ou non) depuis le portail parents pour que les familles puissent elles-mêmes visualiser et indiquer leur choix pour les critères configurés dans votre logiciel.
Depuis l'administration, cliquez sur le bouton Critères dans l'encart Foyer puis sur le libellé du critère à modifier. Cochez la case Oui ou Non au niveau des champs « Visible sur le portail parents » et « Modifiable sur le portail parents » pour rendre ce critère accessible à la visualisation et/ou à la modification depuis le portail parents (dans la fiche d'un enfant).
La gestion des documents dans le logiciel évolue pour vous offrir plus d'options. Les parents peuvent ainsi déposer eux-mêmes des documents depuis leur portail, que ce soit depuis la partie « Documents » ou dans le détail de la fiche Enfant. Côté collectivité, il vous est possible de choisir d'afficher ou non un document sur le portail parents, de le rendre visible et accessible sans limite de temps ou encore de savoir qui a déposé le document dans le logiciel (utilisateur du logiciel ou parent).
Vous avez désormais la possibilité de charger des documents dans le logiciel qui seront disponibles pour tout le monde ou un ensemble de groupes définis (et donc consultables sur le portail parents).
Depuis l'administration, cliquez sur le bouton Liste des documents dans l'encart Collectivité puis sur le bouton Ajouter un document. Vous pourrez alors sélectionner la période pendant laquelle le document sera accessible ainsi que le groupe auquel il sera rattaché.
Afin d'éviter de fausses manipulations, la liste des factures a été légèrement modifiée pour n'afficher par défaut que les factures non classées dans un dossier.
Pour retrouver des factures classées, il suffit d'utiliser les filtres sur les factures en sélectionnant le dossier souhaité.
Tél: 02 96 48 68 19
Mail : moc.tseuod3@tcatnoc
@3douest
3D Ouest
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