Logiciel enfance, cantine et périscolaire

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Le manuel utilisateur est à jour et les fiches pratiques sont disponibles dans la partie Mode d'emploi
La FAQ du logiciel a été alimentée avec les questions les plus fréquentes sur l'utilisation du logiciel Enfance. N'hésitez pas à la consulter.
Première facturation 2021-2022
La rentrée est derrière nous et il est déjà temps de penser à la facturation du mois de septembre.
Pour y arriver en toute sérénité, n'hésitez pas à consulter notre pense-bête pour la première facturation.
Si vous remarquez d'éventuelles erreurs, contactez-nous.

Actualités

15/10/2021 : Mail notification liste d'attente

Si vous limitez les places sur des prestations (module quota en place), vous pouvez désormais choisir quel utilisateur de votre collectivité recevra un mail de notification lors du passage des réservations d'un enfant de l'état "liste d'attente" à l'état "réservé".

Pour ce faire, cliquez sur l'icône   en haut à droite pour accéder à l'administration du logiciel puis dans la partie PERMISSIONS, cliquez sur le bouton Utilisateurs. Vous pourrez alors sélectionner OUI ou NON à l'option « Recevoir les notifications mail sur changement d'état "en attente" à "réservé" ? ».

06/10/2021 : Affichage présences sur portail parents

Les communes ayant un portail parents peuvent désormais décider d'y afficher les présences afin que les familles puissent vérifier si besoin les pointages pris en compte. Vous pouvez également choisir d'afficher les présences de certaines prestations uniquement.

Plus de détails sur la page d'Évolutions.

Portail parents

Comment résoudre le problème d’un responsable qui n’arrive pas à se connecter ou rencontre des difficultés pour réserver ?

  • Accès au portail parents
    • vérifiez qu'une adresse mail est renseignée dans la fiche du responsable et que la case « Le responsable peut se connecter » est bien cochée ;
    • vérifiez que la famille tente de se connecter à partir du bon lien d'accès au portail. Pour rappel, l’adresse de votre portail parents est https://parents.logiciel-enfance.fr/nom commune ou nom RPI ou nom association ;
    • si la famille ne reçoit pas de message pour la création de son mot de passe, qu'elle vérifie dans ses SPAMS (les adresses « hotmail » et « outlook » sont les plus fréquemment touchées) ;
    • si la famille ne trouve aucune trace du message même dans ses SPAMS, contactez-nous pour générer un lien de création de mot de passe.
  • Accès aux réservations
    Les familles se sont connectées à leur portail mais n'arrivent pas à valider de réservations car aucun tableau ne s'affiche ou les cases ne sont pas cochables :
    • vérifiez que le login d'accès au portail a été créé sur le responsable ayant des règles de facturation ou étant indiqué comme tiers solidaire (Attention : l’accès aux réservations et paiements par le tiers solidaire n’est pas possible si vous fonctionnez en prépaiement panier) ;
    • vérifiez que les dates d'application des règles de facturation englobent la période à réserver ou qu'il n'y a pas un critère particulier (semaine paire/impaire) ;
    • vérifiez que les enfants sont bien inscrits sur le bon cursus et aux bonnes prestations sur la période.
  • Autres points
    Des oublis dans le paramétrage peuvent également expliquer des difficultés à valider des réservations ou des accès non autorisés sur une période :
    • vérifiez que les périodes de vacances ont été créées pour éviter des réservations non souhaitées sur ces dates-là ;
    • vérifiez que les prestations sont bien associées aux bonnes classes (en particulier si vous avez ajouté des classes/niveaux dans le nouveau cursus).

Pour tout renseignement complémentaire, vous pouvez nous contacter.

10/08/2021 : Mises en ligne d'évolutions

Dans le but de faciliter votre gestion du logiciel Enfance, des évolutions ont été mises en ligne la semaine dernière :

  • La gestion des quotas a été optimisée, un mail est automatiquement envoyé vers la structure et vers le responsable dès qu’une réservation passe de « en attente » à « réservé ».
    Il est également possible de « forcer » un quota de « en attente » à « validé » avec un clic droit depuis les réservations.
  • Dans les réservations et les présences, nous avons opté pour un affichage avec une pagination et des filtres pour gagner en rapidité.
  • Chaque utilisateur a maintenant la possibilité de personnaliser son affichage en choisissant un thème de couleur (  Administration > PERMISSIONS > Utilisateurs)
  • L’outil de « changement de classes » a été amélioré, une version 2 est disponible dans l’administration dans le cas où vous n’auriez pas encore fait votre changement de classe.
    Une méthode explicative vous a été envoyée par mail vendredi 13/08 après-midi.

Nous sommes à votre disposition pour tout renseignement complémentaire.

14/06/2021 : Mise à jour paiement CB en ligne

Le Trésor Public a changé l'URL d'appel pour accéder à sa plateforme de paiement en ligne, passant de « TIPI » à « Payfip », et nous avons apporté les modifications nécessaires dans le logiciel afin que les familles arrivent directement sur le nouveau site au moment de payer leurs factures ou leurs réservations en ligne.

Ces changements sont transparents pour vous et aucun paramétrage supplémentaire n'est à prévoir de votre côté. Le paiement des réservations, des nouvelles factures mais aussi des factures impayées pour lesquelles le paiement en ligne est encore accessible bénéficient dès à présent de ces modifications.

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Fermeture des écoles
Rappel : gestion des périodes de fermeture

Création d'une période de fermeture

  1. Cliquez sur le bouton   en haut à droit pour accéder à l'administration du logiciel.
  2. Dans la partie PRESTATIONS, cliquez sur le bouton Périodes.
  3. Cliquez ensuite sur le bouton .
  4. Indiquez le libellé de la période, puis choisissez la date de début et de fin d'application.
  5. Cliquez sur les prestations souhaitées pour dérouler les établissements et classes qui y ont accès, puis cochez celles qui seront concernées par la fermeture.
  6. Cliquez enfin sur le bouton pour confirmer la création de la période.

Suppression/ouverture d'une période de fermeture

  1. Cliquez sur le bouton   en haut à droit pour accéder à l'administration du logiciel.
  2. Dans l'encadré PRESTATIONS, cliquez sur le bouton Périodes.
  3. Cliquez sur le libellé de votre période.
  4. Cliquez enfin sur le bouton .

Une fiche pratique illustrant ces manipulations est également disponible.

30/03/2021 – Être notifié par mail lors du dépôt d’un document par une famille sur son portail parents

Pour rappel, vous pouvez désormais paramétrer la réception d’une notification par mail en cas d’ajout d’un nouveau document par un responsable sur le portail parents en cliquant sur le bouton Administration en haut à droite de la page.
Dans la partie PORTAIL PARENTS, cliquez sur le bouton Configuration du portail parents. En bas de la page, devant « Recevoir une notification », indiquez Oui puis saisissez l’adresse mail qui recevra les notifications et cliquez sur le bouton Valider.

03/03/2021 - Impression attestation fiscale individuelle

Vous avez désormais la possibilité de générer une attestation fiscale directement à partir de la fiche du responsable de facturation d'un foyer, dans l'encart Documents.
Il vous suffira de cliquer sur le bouton pour accéder à une fenêtre vous permettant de sélectionnez les prestations souhaitées sur la période désirée (par responsable ou par enfant). Vous pourrez rendre ce document consultable directement sur le portail parents en cochant la case « Enregistrer dans les fiches ».

26/02/2021 - Améliorations statistiques CAF

La génération des statistiques CAF a été repensée et améliorée afin de prendre en compte plus de paramètres et d'obtenir ainsi de meilleurs résultats :

  • meilleure prise en compte des responsables de facturation (pour les familles séparées notamment),
  • possibilité de paramétrer l'âge pivot (par défaut 6 pour avoir les moins et plus de 6 ans),
  • corrections apportées à la génération de l'export Excel et paramétrage poussé des données exportables (pointages, infos responsable facturation, responsables légaux, dates de naissance, QF...),
  • ajout de la date d'impression, de la période et du type de pointage concernés dans l'export Excel.

MAJ du 03/03/2021 : un nouveau type de statistique CAF a été ajouté afin de vous permettre d'obtenir le nombre distincts qui sont venus au moins une fois à une ou plusieurs prestations sur une période donnée.

Information Coronavirus - Portage des repas

Compte tenu des événements en cours, vous envisagez de mettre en place le portage des repas pour les personnes âgées sur votre commune. Sachez que le logiciel Enfance permet de gérer ce service. Pour cela, il suffit de :
- enregistrer la liste de vos aînés dans le logiciel
- créer une nouvelle prestation "portage repas" liée à un ou plusieurs tarifs
- renseigner les dates de réservations des repas
La facturation pourra être faite à la date souhaitée.
Nous sommes à votre disposition pour vous aider dans la mise en œuvre et vous transmettre un éventuel devis.