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Le manuel utilisateur est à jour et les fiches pratiques sont disponibles dans la partie Mode d'emploi

La FAQ du logiciel a été alimentée avec les questions les plus fréquentes sur l'utilisation du logiciel Enfance. N'hésitez pas à la consulter.

INTERRUPTION DE SERVICE PAYFIP

Suite à la mise en production d'évolutions fonctionnelles importantes et de correctifs de sécurité, PayFip nous informe que les modules carte bancaire et prélèvement du service de paiement en ligne seront totalement indisponibles sur les périodes suivantes :

- le mardi 31 mai, à partir de 7h30, pour une durée prévisionnelle d'1/2 journée

- le lundi 13 juin, à partir de 7h30, pour une durée prévisionnelle de 1/2 journée

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Optimisez le pointage des enfants en optant pour une application de pointage sur tablette :
- pointage connecté ou hors ligne
- synchronisation automatique des pointages
- utilisation d'un QR Code ou d'une liste pour le pointage
- suivi en temps réel des enfants présents/partis
- accès rapide à la fiche résumé d'un enfant

N'hésitez pas à consulter notre vidéo de présentation ou à nous contacter pour des précisions complémentaires.

Actualités

Rappel : Pont de l'ascension, pensez à créer une période de fermeture

1. Cliquez sur le bouton  en haut à droite pour accéder à l'administration du logiciel.
2. Dans la partie PRESTATIONS, cliquez sur le bouton Périodes.
3. Cliquez ensuite sur le bouton   Nouvelle période.
   La page de création d'une période s'affiche.
4. Indiquez le libellé de la période, puis choisissez la date de début et de fin d'application. Vous pouvez également préciser une couleur afin de la retrouver plus facilement dans la liste.
5. Cliquez sur les prestations souhaitées pour dérouler les établissements et classes qui y ont accès, puis cochez celles qui seront concernées par la fermeture/ouverture sur cette période.
6. Cliquez enfin sur le bouton Valider pour confirmer la création de la période.
   La liste et le calendrier se mettent à jour automatiquement.

Attention : si des réservations existent déjà lors de la création de la période, elles seront supprimées en cas de validation.

19/04/2022 - Statistique par créneau horaire

Les statistiques s'étoffent d'une nouvelle option Répartition par créneau disponible depuis le bouton Statistiques dans le bandeau de gauche. Elle vous permet de déterminer le nombre d'enfants présents par tranche de créneau horaire (15 min, 30 min, 45 min, 60 min) pour une ou plusieurs prestations mais ne fonctionne que sur des prestations configurées avec un pointage temporel.

Comme pour les autres statistiques, il est possible de faire une extraction au format .xls et une impression en .pdf des résultats.

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Rappel : édition des attestations fiscales

En cette période de déclaration des impôts, les familles peuvent vous demander une attestation fiscale afin de justifier leur situation et le logiciel vous permet d'en générer une facilement sur l'année fiscale N-1 :

1. Cliquez sur le bouton   INDIVIDUS... puis  Enfants dans le bandeau de gauche.
2. Dans la page qui s'affiche, cliquez si besoin sur le bandeau FILTRER SUR LES ENFANTS au-dessus du tableau pour rechercher un ensemble d'enfants répondant à vos options de recherche.
3. Cliquez ensuite sur le bouton   Générer les attestations fiscales sous le tableau.
   Une fenêtre s'ouvre par-dessus le tableau.
4. Sélectionnez les repas et/ou prestations souhaitées, puis indiquez la période sur laquelle sera calculé le montant de l'attestation et si le calcul doit se faire par responsable ou par enfant.
5. Cochez la case « Enregistrer dans les fiches » pour créer un exemplaire de l'attestation fiscale dans les documents des familles concernées. Elle sera alors consultable sur le portail parents.
6. Cliquez enfin sur le bouton VALIDER pour générer les attestations fiscales.

Important : les attestations fiscales peuvent également être générées depuis la liste la liste des responsables (  INDIVIDUS... >  Responsables) en suivant la même démarche.

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07/03/2022 : Amélioration filtre sur les comptes

À partir de la liste des responsables, vous avez désormais la possibilité de filtrer les résultats en fonction du montant présent sur leur compte.
Vous pouvez ainsi rechercher, par exemple, uniquement les comptes des responsables dont le montant est inférieur à 0€ ou au contraire, rechercher tous les comptes créditeurs.
Il suffit de cocher l'option « COMPTE » au niveau des filtres puis utiliser le curseur pour choisir la fourchette des montants souhaités.
Si besoin, vous pouvez générer un export .xls en cliquant sur « Exporter les fiches sur Excel » puis en cochant la case « Compte » pour retrouver facilement le montant de chaque compte des responsables listés.

11/02/2022 : Pour les modules Tablette QR-code et Douchette

Vous avez désormais la possibilité d'imprimer les QR codes ou code-barres depuis l'onglet Réservations. Pour ce faire, contactez le support qui vous activera l'option.
Vous pourrez ensuite vous rendre dans l'onglet Réservations, sélectionner les paramètres souhaités, cliquer sur le bouton   Imprimer puis sur Imprimer une liste par date et sélectionnez l'option Afficher les codes barres : OUI pour obtenir vos QR-codes ou codes-barres en bas de votre liste par date.

18/01/2022 : Une nouvelle statistique est disponible

Une nouvelle statistique Répartition des états par prestation est disponible depuis le bouton Statistiques dans le bandeau de gauche. Elle vous permettra d'obtenir, par exemple, le nombre de présences, d'absences justifiées et de réservations. Comme pour les autres statistiques, il est possible de faire une extraction au format .xls et une impression en .pdf.

23/12/2021 : De nouvelles évolutions viennent d'être mise en ligne !

Depuis les présences, vous avez désormais la possibilité de visualiser le nombre de personnes pointées, un compteur est visible tout en haut de la colonne.
Aussi, vous pouvez choisir d'afficher les réservations en sélectionnant « Oui » à côté du filtre Afficher les réservations, dans le cas où vous souhaiteriez comparer les réservations et les présences à l'intérieur du même tableau.

15/12/2021: Évolution des consentements

Vous avez désormais la possibilité d'ajouter un consentement sans document, un consentement à rendre disponible pour un groupe en particulier, ou encore un consentement à rendre disponible uniquement pour les individus ayant accès à une prestation précise.

Plus de détails sur la page d'Évolutions.

14/12/2021 : Évolution des états de présences

Depuis les présences, vous avez désormais la possibilité de visualiser l'état de la réservation en faisant un clic droit sur la case.
L'état « absence justifiée » n'est plus proposé s'il n'y a pas de réservation sur la prestation.

Portail parents

Comment résoudre le problème d’un responsable qui n’arrive pas à se connecter ou rencontre des difficultés pour réserver ?

• Accès au portail parents
  • vérifiez qu'une adresse mail est renseignée dans la fiche du responsable et que la case « Le responsable peut se connecter » est bien cochée ;
  • vérifiez que la famille tente de se connecter à partir du bon lien d'accès au portail. Pour rappel, l’adresse de votre portail parents est https://parents.logiciel-enfance.fr/nom commune ou nom RPI ou nom association ;
  • si la famille ne reçoit pas de message pour la création de son mot de passe, qu'elle vérifie dans ses SPAMS (les adresses « hotmail » et « outlook » sont les plus fréquemment touchées) ;
  • si la famille ne trouve aucune trace du message même dans ses SPAMS, contactez-nous pour générer un lien de création de mot de passe.

• Accès aux réservations
  Les familles se sont connectées à leur portail mais n'arrivent pas à valider de réservations car aucun tableau ne s'affiche ou les cases ne sont pas cochables :
  • vérifiez que le login d'accès au portail a été créé sur le responsable ayant des règles de facturation ou étant indiqué comme tiers solidaire (Attention : l’accès aux réservations et paiements par le tiers solidaire n’est pas possible si vous fonctionnez en prépaiement panier) ;
  • vérifiez que les dates d'application des règles de facturation englobent la période à réserver ou qu'il n'y a pas un critère particulier (semaine paire/impaire) ;
  • vérifiez que les enfants sont bien inscrits sur le bon cursus et aux bonnes prestations sur la période.

• Autres points
  Des oublis dans le paramétrage peuvent également expliquer des difficultés à valider des réservations ou des accès non autorisés sur une période :
  • vérifiez que les périodes de vacances ont été créées pour éviter des réservations non souhaitées sur ces dates-là ;
  • vérifiez que les prestations sont bien associées aux bonnes classes (en particulier si vous avez ajouté des classes/niveaux dans le nouveau cursus).

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