Logiciel enfance, cantine et périscolaire

Le manuel utilisateur est à jour et les fiches pratiques sont disponibles dans la partie Mode d'emploi
La FAQ du logiciel a été alimentée avec les questions les plus fréquentes sur l'utilisation du logiciel Enfance. N'hésitez pas à la consulter.

PRÉPARATION SCOLAIRE 2022-2023

Une année scolaire s’achève et une autre est déjà en préparation. Plusieurs manipulations s’imposent dans votre logiciel pour bien démarrer la rentrée de septembre.
Vous avez reçu un mail ce matin accompagné d'une fiche pratique, que vous retrouverez également ici (avec prépaiement et sans prépaiement).
Aussi, le nouvel outil de création de cursus et de changement de classes est désormais disponible. Il est accessible depuis Administration > Collectivité > Changement de cursus.

Une vidéo (  ) est également disponible.

En cliquant sur le bouton vert Créer un cursus, une « aide en ligne » va apparaitre sur la droite et va ainsi vous guider dans toutes les étapes de création de cursus et de changements de classes.
Il n'est pas nécessaire que tout soit facturé pour procéder aux changements de classes.
Si cette aide n’est pas suffisante, l’équipe Enfance est à votre disposition pour vous accompagner dans ces manipulations.
Nous pouvons convenir d’un rendez-vous téléphonique ou en visioconférence, n’hésitez pas à nous faire part de vos disponibilités à l’adresse support-enfance@3douest.com.

ÉVOLUTIONS DU PORTAIL PARENTS

Début juin nous vous annoncions la possibilité, pour vos nouvelles familles, de se créer un compte depuis la page de connexion de votre portail parents.
Le parent peut ainsi créer lui-même son compte afin d’y ajouter les responsables et les enfants qui composent son foyer. À vous ensuite de valider ou non l’ajout de ce nouveau foyer dans votre logiciel.

Vous avez la possibilité d’activer cette option si vous le souhaitez en passant par Administration > Configuration du portail parents. Parmi les questions qui apparaissent en vert, il s’agit de la première : La création de compte est-elle possible depuis le portail ? où il vous faut cocher Oui.
Une fiche pratique sera prochainement disponible.
Cette évolution ne concerne que vos nouvelles familles ; l’ajout de responsables et de nouveaux enfants dans des foyers déjà présents dans votre logiciel sont à ajouter par vos soins.

Si vous avez actuellement un blocage de 15€, notez que vos factures inférieures à ce montant (ou autre montant) ne sont pas générées tant que ce montant n’est pas atteint. Si vous souhaitez retirer ce blocage pour votre dernière facture de l’année scolaire, merci de nous prévenir afin que nous puissions intervenir.
Nous nous chargerons de le remettre en place pour la facture de septembre 2022.

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Optimisez le pointage des enfants en optant pour une application de pointage sur tablette :
- pointage connecté ou hors ligne
- synchronisation automatique des pointages
- utilisation d'un QR Code ou d'une liste pour le pointage
- suivi en temps réel des enfants présents/partis
- accès rapide à la fiche résumé d'un enfant

N'hésitez pas à consulter notre vidéo de présentation ou à nous contacter pour des précisions complémentaires.

Actualités

19/04/2022 - Statistique par créneau horaire

Les statistiques s'étoffent d'une nouvelle option Répartition par créneau disponible depuis le bouton Statistiques dans le bandeau de gauche. Elle vous permet de déterminer le nombre d'enfants présents par tranche de créneau horaire (15 min, 30 min, 45 min, 60 min) pour une ou plusieurs prestations mais ne fonctionne que sur des prestations configurées avec un pointage temporel.

Comme pour les autres statistiques, il est possible de faire une extraction au format .xls et une impression en .pdf des résultats.

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Rappel : édition des attestations fiscales

En cette période de déclaration des impôts, les familles peuvent vous demander une attestation fiscale afin de justifier leur situation et le logiciel vous permet d'en générer une facilement sur l'année fiscale N-1 :

  1. Cliquez sur le bouton   INDIVIDUS... puis  Enfants dans le bandeau de gauche.
  2. Dans la page qui s'affiche, cliquez si besoin sur le bandeau FILTRER SUR LES ENFANTS au-dessus du tableau pour rechercher un ensemble d'enfants répondant à vos options de recherche.
  3. Cliquez ensuite sur le bouton sous le tableau.
    Une fenêtre s'ouvre par-dessus le tableau.
  4. Sélectionnez les repas et/ou prestations souhaitées, puis indiquez la période sur laquelle sera calculé le montant de l'attestation et si le calcul doit se faire par responsable ou par enfant.
  5. Cochez la case « Enregistrer dans les fiches » pour créer un exemplaire de l'attestation fiscale dans les documents des familles concernées. Elle sera alors consultable sur le portail parents.
  6. Cliquez enfin sur le bouton pour générer les attestations fiscales.

Important : les attestations fiscales peuvent également être générées depuis la liste la liste des responsables (  INDIVIDUS... >  Responsables) en suivant la même démarche.

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07/03/2022 : Amélioration filtre sur les comptes

À partir de la liste des responsables, vous avez désormais la possibilité de filtrer les résultats en fonction du montant présent sur leur compte.
Vous pouvez ainsi rechercher, par exemple, uniquement les comptes des responsables dont le montant est inférieur à 0€ ou au contraire, rechercher tous les comptes créditeurs.
Il suffit de cocher l'option « COMPTE » au niveau des filtres puis utiliser le curseur pour choisir la fourchette des montants souhaités.
Si besoin, vous pouvez générer un export .xls en cliquant sur « Exporter les fiches sur Excel » puis en cochant la case « Compte » pour retrouver facilement le montant de chaque compte des responsables listés.

11/02/2022 : Pour les modules Tablette QR-code et Douchette

Vous avez désormais la possibilité d'imprimer les QR codes ou code-barres depuis l'onglet Réservations. Pour ce faire, contactez le support qui vous activera l'option.
Vous pourrez ensuite vous rendre dans l'onglet Réservations, sélectionner les paramètres souhaités, cliquer sur le bouton puis sur et sélectionnez l'option Afficher les codes barres : OUI pour obtenir vos QR-codes ou codes-barres en bas de votre liste par date.

18/01/2022 : Une nouvelle statistique est disponible

Une nouvelle statistique Répartition des états par prestation est disponible depuis le bouton Statistiques dans le bandeau de gauche. Elle vous permettra d'obtenir, par exemple, le nombre de présences, d'absences justifiées et de réservations. Comme pour les autres statistiques, il est possible de faire une extraction au format .xls et une impression en .pdf.

23/12/2021 : De nouvelles évolutions viennent d'être mise en ligne !

Depuis les présences, vous avez désormais la possibilité de visualiser le nombre de personnes pointées, un compteur est visible tout en haut de la colonne.
Aussi, vous pouvez choisir d'afficher les réservations en sélectionnant « Oui » à côté du filtre Afficher les réservations, dans le cas où vous souhaiteriez comparer les réservations et les présences à l'intérieur du même tableau.

15/12/2021: Évolution des consentements

Vous avez désormais la possibilité d'ajouter un consentement sans document, un consentement à rendre disponible pour un groupe en particulier, ou encore un consentement à rendre disponible uniquement pour les individus ayant accès à une prestation précise.

Plus de détails sur la page d'Évolutions.

14/12/2021 : Évolution des états de présences

Depuis les présences, vous avez désormais la possibilité de visualiser l'état de la réservation en faisant un clic droit sur la case.
L'état « absence justifiée » n'est plus proposé s'il n'y a pas de réservation sur la prestation.

Portail parents

Comment résoudre le problème d’un responsable qui n’arrive pas à se connecter ou rencontre des difficultés pour réserver ?

  • Accès au portail parents
    • vérifiez qu'une adresse mail est renseignée dans la fiche du responsable et que la case « Le responsable peut se connecter » est bien cochée ;
    • vérifiez que la famille tente de se connecter à partir du bon lien d'accès au portail. Pour rappel, l’adresse de votre portail parents est https://parents.logiciel-enfance.fr/nom commune ou nom RPI ou nom association ;
    • si la famille ne reçoit pas de message pour la création de son mot de passe, qu'elle vérifie dans ses SPAMS (les adresses « hotmail » et « outlook » sont les plus fréquemment touchées) ;
    • si la famille ne trouve aucune trace du message même dans ses SPAMS, contactez-nous pour générer un lien de création de mot de passe.
  • Accès aux réservations
    Les familles se sont connectées à leur portail mais n'arrivent pas à valider de réservations car aucun tableau ne s'affiche ou les cases ne sont pas cochables :
    • vérifiez que le login d'accès au portail a été créé sur le responsable ayant des règles de facturation ou étant indiqué comme tiers solidaire (Attention : l’accès aux réservations et paiements par le tiers solidaire n’est pas possible si vous fonctionnez en prépaiement panier) ;
    • vérifiez que les dates d'application des règles de facturation englobent la période à réserver ou qu'il n'y a pas un critère particulier (semaine paire/impaire) ;
    • vérifiez que les enfants sont bien inscrits sur le bon cursus et aux bonnes prestations sur la période.
  • Autres points
    Des oublis dans le paramétrage peuvent également expliquer des difficultés à valider des réservations ou des accès non autorisés sur une période :
    • vérifiez que les périodes de vacances ont été créées pour éviter des réservations non souhaitées sur ces dates-là ;
    • vérifiez que les prestations sont bien associées aux bonnes classes (en particulier si vous avez ajouté des classes/niveaux dans le nouveau cursus).

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