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de votre logiciel Enfance

Le manuel utilisateur est à jour et les fiches pratiques sont disponibles dans la partie Mode d'emploi

La FAQ du logiciel a été alimentée avec les questions les plus fréquentes sur l'utilisation du logiciel Enfance. N'hésitez pas à la consulter.

Vérifier vos périodes pour l’année scolaire 2022-2023

Si vous avez ajouté de nouvelles classes/niveaux après votre changement de cursus, vos périodes ne sont pas correctement paramétrées.

Depuis l'administration (  ) > PRESTATIONS > Périodes, vérifiez que vos vacances scolaires sont bien créées.
Cliquez sur le libellé de votre période de vacances puis déroulez la liste des groupes sur chacune des prestations afin de vous assurer qu'elle sera bien fermée pour l’ensemble des groupes concernés.

La fiche pratique n°15 est à votre disposition dans la partie « Mode d’emploi ».

Archiver les responsables

Si vous avez utilisé l’outil « changement de cursus », certains enfants (dont vos CM2) ont été archivés en masse en date du 1er septembre. Vous pouvez désormais archiver les responsables de ces enfants s’ils n’ont pas de fratries dans le logiciel.

Pour les retrouver facilement, cliquez sur le bouton Foyer (bandeau de gauche), puis sur le libellé de la colonne Enfants du tableau. Vous aurez alors en haut de votre page la liste des responsables avec 0 enfants. Vous pouvez ensuite les archiver en cliquant sur la corbeille en haut à droite de leur fiche.

Rappels à l’approche de la rentrée :

• Si depuis le bouton   RÉSERVATIONS... puis   Réservations du bandeau de gauche, vos classes/niveaux/groupes sont grisés, c’est que vous n’avez pas les droits sur le cursus 2022-2023.
  Vous pouvez les ajouter depuis l'administration (  ) > PERMISSIONS  > Utilisateurs :
  1. Cliquez sur votre adresse mail.
  2. Cliquez sur l'icône  .
  3. Allez sur la deuxième page « Choix des groupes » puis sélectionnez l'arbre du cursus 2022-2023 pour cocher les groupes souhaités.
  4. Cliquez sur le bouton Suivant puis enfin sur le bouton Valider pour enregistrer les modifications.
• Si vous imprimez/filtrez/exportez des éléments sur le cursus 2022-2023, pensez à sélectionner une date sur septembre 2022 pour que vos résultats de recherche apparaissent ;
• Si vous souhaitez que nous programmions un envoi de mail vers votre prestataire repas, vous pouvez nous transmettre son adresse mail, la date et l’heure d’envoi ainsi que la récurrence souhaitée (pour le lendemain, pour dans 2 jours, pour la semaine suivante, etc.) ;
• Pensez à créer et à vérifier vos périodes de vacances. La manipulation est détaillée dans la fiche pratique n° 15 ;
• Si vos familles vous informent qu’elles ne peuvent pas réserver depuis leur portail, vérifiez que vous n’avez pas coché « Non » à la question Les réservations sont-elles saisissables sur le portail ?  dans les paramètres du portail (icône  > PORTAIL PARENTS  > Configuration du portail parents).

Aussi, l’équipe Enfance est très sollicitée pendant cette période de rentrée scolaire. Par conséquent, nos délais d’intervention et de réponse peuvent s’allonger. Vous pouvez nous adresser vos demandes par mail à support-enfance@3douest.com.

L’équipe Enfance vous remercie et vous souhaite une bonne rentrée.

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Portail parents

Comment résoudre le problème d’un responsable qui n’arrive pas à se connecter ou rencontre des difficultés pour réserver ?

• Accès au portail parents
  • vérifiez qu'une adresse mail est renseignée dans la fiche du responsable et que la case « Le responsable peut se connecter » est bien cochée ;
  • vérifiez que la famille tente de se connecter à partir du bon lien d'accès au portail. Pour rappel, l’adresse de votre portail parents est indiquée dans la partie Configuration du portail parent de l'administration (  ) ;
  • si la famille ne reçoit pas de message pour la création de son mot de passe, qu'elle vérifie dans ses SPAMS (les adresses « hotmail » et « outlook » sont les plus fréquemment touchées) ;
  • si la famille ne trouve aucune trace du message même dans ses SPAMS, contactez-nous pour générer un lien de création de mot de passe.
• Accès aux réservations
  Les familles se sont connectées à leur portail mais n'arrivent pas à valider de réservations car aucun tableau ne s'affiche ou les cases ne sont pas cochables :
  • vérifiez que le login d'accès au portail a été créé sur le responsable ayant des règles de facturation ou étant indiqué comme tiers solidaire (Attention : l’accès aux réservations et paiements par le tiers solidaire n’est pas possible si vous fonctionnez en prépaiement panier) ;
  • vérifiez que les dates d'application des règles de facturation englobent la période à réserver ou qu'il n'y a pas un critère particulier (semaine paire/impaire) ;
  • vérifiez que les enfants sont bien inscrits sur le cursus 2022-2023 et  à des prestations.
• Autres points
  Des oublis dans le paramétrage peuvent également expliquer des difficultés à valider des réservations ou des accès non autorisés sur une période :
  • vérifiez que les périodes de vacances ont été créées pour éviter des réservations non souhaitées sur ces dates-là ;
  • vérifiez que les prestations sont bien associées aux bonnes classes (en particulier si vous avez ajouté des classes/niveaux dans le nouveau cursus).

Pour tout renseignement complémentaire, vous pouvez nous contacter.

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PRÉPARATION RENTRÉE SCOLAIRE 2022-2023

Une année scolaire s’achève et une autre est déjà en préparation. Plusieurs manipulations s’imposent dans votre logiciel pour bien démarrer la rentrée de septembre.
Vous avez reçu un mail ce matin accompagné d'une fiche pratique, que vous retrouverez également ici (avec prépaiement et sans prépaiement).
Aussi, le nouvel outil de création de cursus et de changement de classes est désormais disponible. Il est accessible depuis Administration > Collectivité > Changement de cursus.

Une vidéo (  ) est également disponible.

En cliquant sur le bouton vert Créer un cursus, une « aide en ligne » va apparaitre sur la droite et va ainsi vous guider dans toutes les étapes de création de cursus et de changements de classes.
Il n'est pas nécessaire que tout soit facturé pour procéder aux changements de classes.
Si cette aide n’est pas suffisante, l’équipe Enfance est à votre disposition pour vous accompagner dans ces manipulations.
Nous pouvons convenir d’un rendez-vous téléphonique ou en visioconférence, n’hésitez pas à nous faire part de vos disponibilités à l’adresse support-enfance@3douest.com.

ÉVOLUTIONS DU PORTAIL PARENTS

Début juin nous vous annoncions la possibilité, pour vos nouvelles familles, de se créer un compte depuis la page de connexion de votre portail parents.
Le parent peut ainsi créer lui-même son compte afin d’y ajouter les responsables et les enfants qui composent son foyer. À vous ensuite de valider ou non l’ajout de ce nouveau foyer dans votre logiciel.

Vous avez la possibilité d’activer cette option si vous le souhaitez en passant par Administration > Configuration du portail parents. Parmi les questions qui apparaissent en vert, il s’agit de la première : La création de compte est-elle possible depuis le portail ? où il vous faut cocher Oui.
Une fiche pratique sera prochainement disponible.
Cette évolution ne concerne que vos nouvelles familles ; l’ajout de responsables et de nouveaux enfants dans des foyers déjà présents dans votre logiciel sont à ajouter par vos soins.

Si vous avez actuellement un blocage de 15€, notez que vos factures inférieures à ce montant (ou autre montant) ne sont pas générées tant que ce montant n’est pas atteint. Si vous souhaitez retirer ce blocage pour votre dernière facture de l’année scolaire, merci de nous prévenir afin que nous puissions intervenir.
Nous nous chargerons de le remettre en place pour la facture de septembre 2022.

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Optimisez le pointage des enfants en optant pour une application de pointage sur tablette :
- pointage connecté ou hors ligne
- synchronisation automatique des pointages
- utilisation d'un QR Code ou d'une liste pour le pointage
- suivi en temps réel des enfants présents/partis
- accès rapide à la fiche résumé d'un enfant

N'hésitez pas à consulter notre vidéo de présentation ou à nous contacter pour des précisions complémentaires.

Actualités

15/07/2022 - Modification gestion des quotas

Nous avons repensé l'affichage et le paramétrage des quotas pour gagner en lisibilité. Le quota se positionne désormais directement sur le groupe (classe/tranche d'âge) plutôt que sur la prestation.

Plus de détails sur la page d'Évolutions.

19/04/2022 - Statistique par créneau horaire

Les statistiques s'étoffent d'une nouvelle option Répartition par créneau disponible depuis le bouton Statistiques dans le bandeau de gauche. Elle vous permet de déterminer le nombre d'enfants présents par tranche de créneau horaire (15 min, 30 min, 45 min, 60 min) pour une ou plusieurs prestations mais ne fonctionne que sur des prestations configurées avec un pointage temporel.

Comme pour les autres statistiques, il est possible de faire une extraction au format .xls et une impression en .pdf des résultats.

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Rappel : édition des attestations fiscales

En cette période de déclaration des impôts, les familles peuvent vous demander une attestation fiscale afin de justifier leur situation et le logiciel vous permet d'en générer une facilement sur l'année fiscale N-1 :

1. Cliquez sur le bouton   INDIVIDUS... puis  Enfants dans le bandeau de gauche.
2. Dans la page qui s'affiche, cliquez si besoin sur le bandeau FILTRER SUR LES ENFANTS au-dessus du tableau pour rechercher un ensemble d'enfants répondant à vos options de recherche.
3. Cliquez ensuite sur le bouton   Générer les attestations fiscales sous le tableau.
   Une fenêtre s'ouvre par-dessus le tableau.
4. Sélectionnez les repas et/ou prestations souhaitées, puis indiquez la période sur laquelle sera calculé le montant de l'attestation et si le calcul doit se faire par responsable ou par enfant.
5. Cochez la case « Enregistrer dans les fiches » pour créer un exemplaire de l'attestation fiscale dans les documents des familles concernées. Elle sera alors consultable sur le portail parents.
6. Cliquez enfin sur le bouton VALIDER pour générer les attestations fiscales.

Important : les attestations fiscales peuvent également être générées depuis la liste la liste des responsables (  INDIVIDUS... >  Responsables) en suivant la même démarche.

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