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Le manuel utilisateur et les fiches pratiques sont disponibles dans la partie Mode d'emploi

La FAQ du logiciel a été alimentée avec les questions les plus fréquentes sur l'utilisation du logiciel Enfance. N'hésitez pas à la consulter.

Actualités

17/09/2020 - Préparation première facturation

Le mois de septembre est déjà bien entamé et il est temps de penser à se préparer pour la première facturation de l'année.
Plusieurs éléments à vérifier avant de se lancer, que vous retrouverez de manière détaillée dans notre fiche d'aide accessible depuis la partie « Mode d'emploi ».

Liste des vérifications pour la rentrée

La rentrée approche à grand pas et vous rencontrez quelques problèmes avec le logiciel ? Vérifiez les points suivants pour résoudre les soucis les plus récurrents :

• Accès au portail parents
  Les familles n'arrivent pas à accéder à leur portail :
  • vérifiez qu'une adresse mail est renseignée dans la fiche du responsable et que le login d'accès au portail a été créé ;
  • vérifiez que le login d'accès est le même que l'adresse mail renseignée dans les coordonnées de la famille (autrement elle ne pourra pas recevoir le lien de création d'un mot de passe) ;
  • vérifiez que la famille tente de se connecter à partir du bon lien d'accès au portail ;
  • si la famille ne reçoit pas de message pour la création de son mot de passe, qu'elle vérifie dans ses SPAMS (les adresses « hotmail » et « outlook » sont les plus fréquemment touchées).
• Accès aux réservations
  Les familles se sont connectées à leur portail mais n'arrivent pas à valider de réservations car aucun tableau ne s'affiche ou les cases ne sont pas cochables :
  • vérifiez que le login d'accès au portail a été créé sur le responsable ayant des règles de facturation ;
  • vérifiez que les dates d'application des règles de facturation englobent la période à réserver ou qu'il n'y a pas un critère particulier (semaine paire/impaire) ;
  • vérifiez que les enfants sont bien inscrits sur le bon cursus et aux bonnes prestations sur la période.
• Autres points
  Des oublis dans le paramétrage peuvent également expliquer des difficultés à valider des réservations ou des accès non autorisés sur une période :
  • vérifiez que les périodes de vacances ont été créées pour éviter des réservations non souhaitées sur ces dates-là ;
  • vérifiez que les prestations sont bien associées aux bonnes classes (en particulier si vous avez ajouté des classes/niveaux dans le nouveau cursus).

Pour tout renseignement complémentaire, vous pouvez nous contacter.

Préparation rentrée 2020

L'année scolaire est achevée et il est déjà l'heure de préparer la rentrée de septembre. Plusieurs manipulations s’imposent dans votre logiciel :

• Rappel : si votre commune a actuellement un montant minimum de facturation configuré dans le logiciel et que les factures inférieures à ce montant n'ont pas encore été générées, merci de nous adresser un mail pour qu'on retire temporairement ce blocage pour votre facturation de juin et juillet.
• Vous devez procéder au changement de classe/cursus pour préparer la nouvelle année ( Administration > COLLECTIVITÉ > Changement de classe ou Changement de cursus). Contactez-nous si besoin afin que l’on puisse vous y aider.
   Manipulations côté 3D Ouest : vérification, inscriptions aux prestations, prolongation des prestations et règles de facturation.
• Si vous faites des factures, pensez à créer vos dossiers de facture pour l’année prochaine ( Administration > PAIEMENTS > Dossiers de facture).
• En cas de changements de tarifs, merci de nous communiquer par mail vos nouvelles délibérations.
• Une fois toutes ses manipulations faites, vous pouvez aussi créer vos périodes de fermeture ou d’ouverture ( Administration > PRESTATIONS > Périodes).
• Vous pouvez masquer temporairement si nécessaire la classe de l’enfant en sélectionnant Non dans le champs « Le cursus est-il visible sur le portail Parents ? » ( Administration > COLLECTIVITÉ > Configuration du portail parent).
• Vous pouvez également personnaliser les informations visibles sur le portail parents et même ajouter un consentement sur un règlement intérieur pour accéder aux réservations.
• Contactez-nous si vous souhaitez que nous décochions les fiches valides ou encore que nous supprimions les quotients familiaux.

31/07/2020 - Validation fiche enfant sur portail

Vous avez désormais la possibilité de configurer le portail parents pour que les familles valident leur fiche avant de pouvoir accéder aux réservations, ceci afin d'éviter au maximum de conserver des données obsolètes (coordonnées, autorisations, informations médicales, etc.).
Plus de détails dans l'onglet Évolutions.

31/07/2020 - Saisie autres responsables depuis portail

Les familles ont désormais la possibilité d'ajouter d'autres responsables depuis leur portail parents qui seraient autorisés à récupérer l'enfant en cas d'urgence ou de sortie.
Plus de détails dans l'onglet Évolutions.

02/07/2020 - Facturation de fin d'année

Si votre commune a actuellement un montant minimum de facturation configuré dans le logiciel et que les factures inférieures à ce montant n'ont pas encore été générées, merci de nous adresser un mail pour qu'on retire temporairement ce blocage pour votre facturation de juin et juillet (date de fin de facturation au 03/07/2020).

20/05/2020 - Notification facture sur portail

Lors de la création de vos factures, vous avez désormais la possibilité de cocher une option de notification à la famille pour que le logiciel envoie un email à la famille lorsque sa facture sera en ligne et accessible depuis son portail parents.
Plus de détails dans l'onglet Évolutions.

21/04/2020 - Accès aux responsables/enfants archivés

Vous avez désormais la possibilité d'afficher la liste des responsables ou enfants archivés dans le logiciel ainsi que de les restaurer en cas de besoin.
Mise à jour 29/04/2020 : un nouvel onglet « Historique des archives » est désormais disponible dans l'historique des actions et permet de retrouver rapidement les responsables et enfants archivés.
Plus de détails dans l'onglet Évolutions.

13/03/2020 - Coronavirus - Communication avec les familles

Suite à la fermeture de l'ensemble des établissement scolaires, vous devez fermer l'accès aux réservations en créant une période de fermeture : Administration > Prestation > Périodes.
Plus de détails dans la fiche pratique.

• Les textes du portail parents peuvent être personnalisés : Administration > Collectivité > Configuration du portail parents.
• Vous pouvez leur adresser des mails en utilisant les filtres depuis la liste des responsables ou des enfants et en cliquant sur le bouton Mailing.

Retrouvez les procédures détaillées dans la Foire au Questions.

Vous trouverez également des informations et des recommandations du Ministère de l’Éducation Nationale à cette adresse : https://www.education.gouv.fr/coronavirus-covid-19-informations-et-recommandations-pour-les-etablissements-scolaires-et-les-274253

Information Coronavirus - Portage des repas

Compte tenu des événements en cours, vous envisagez de mettre en place le portage des repas pour les personnes âgées sur votre commune. Sachez que le logiciel Enfance permet de gérer ce service. Pour cela, il suffit de :
- enregistrer la liste de vos aînés dans le logiciel
- créer une nouvelle prestation "portage repas" liée à un ou plusieurs tarifs
- renseigner les dates de réservations des repas
La facturation pourra être faite à la date souhaitée.
Nous sommes à votre disposition pour vous aider dans la mise en œuvre et vous transmettre un éventuel devis.

11/03/2020 - Suppression des dépôts

Vous avez désormais la possibilité de supprimer vos dépôts directement depuis le logiciel enfance.
Plus de détails dans l'onglet Évolutions.

09/03/2020 - Modification depuis portail parent

Une mise à jour du portail parents permet désormais aux familles de modifier par elles-mêmes plus d'informations sur leur foyer.
Plus de détails dans l'onglet Évolutions.

06/03/2020 - Historique des modifications

En plus de l'historique des actions, vous avez désormais la possibilité de consulter une liste des modifications réalisées par les familles sur leur portail à partir du bouton    visible en haut de la page.
Plus de détails dans l'onglet Évolutions.

05/03/2020 - Communication avec les familles

En cette période d'inquiétude sanitaire, des outils sont à votre disposition dans le logiciel afin de favoriser la transmission d'informations aux familles.

• Vous pouvez mettre à disposition des documents sur l’ensemble des portails parents : Administration > Collectivité > Liste des documents.
• Les textes du portail parents peuvent être personnalisés : Administration > Collectivité > Configuration du portail parents.
• Vous pouvez leur adresser des mails en utilisant les filtres depuis la liste des responsables ou des enfants et en cliquant sur le bouton Mailing.
• Vous pouvez fermer l'accès aux réservations en cas de fermeture des écoles en créant une période de fermeture : Administration > Prestation > Périodes.

Retrouvez les procédures détaillées dans la Foire au Questions.

Vous trouverez également des informations et des recommandations du Ministère de l’Éducation Nationale à cette adresse : https://www.education.gouv.fr/coronavirus-covid-19-informations-et-recommandations-pour-les-etablissements-scolaires-et-les-274253

27/02/2020 - Impression QR code depuis fiche

Les communes utilisant le module de pointage tablette peuvent désormais imprimer le QR code d'un enfant ou d'un adulte directement depuis sa fiche en cas d'oubli ou de perte. Il suffit pour cela de cliquer sur le bouton   situé en haut à droite de la page.

14/02/2020 - Facturation séparée prélèvements

Une modification a été apportée au niveau de la facturation afin de faciliter la gestion des prélèvements, en vous permettant de créer simplement des groupes distincts de factures « prélevées » et « non-prélevées ».
Plus de détails dans l'onglet Évolutions.

13/01/2020 - Mise à jour portail parents

Le portail parents va évoluer pour offrir aux familles une interface plus agréable et faciliter la gestion de leurs données (information enfants, réservations, documents, etc.).

06/01/2020 - Détail des enfants page d'accueil

Vous avez désormais la possibilité d'obtenir rapidement la liste des enfants prévus pour chaque jour et chaque prestation visible dans le tableau récapitulatif de la page d'accueil du logiciel. Vous aurez également la possibilité de basculer sur l'affichage des présences dans ce tableau.
Plus de détails dans l'onglet Évolutions.

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Maxime BEDOYA
maxime@3douest.com
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