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de votre logiciel Enfance

Le manuel utilisateur est à jour et les fiches pratiques sont disponibles dans la partie Mode d'emploi

La FAQ du logiciel a été alimentée avec les questions les plus fréquentes sur l'utilisation du logiciel Enfance. N'hésitez pas à la consulter.

Actualités

16/05/2025 : Préparation de la rentrée scolaire et Webinaire 26 mai et 5 juin

Une année scolaire s’achève et une autre est déjà en préparation. Plusieurs manipulations s’imposent dans votre logiciel Enfance pour bien démarrer la rentrée de septembre.

Vous trouverez dans l'onglet Mode d'emploi et dans "Préparer la rentrée", les manipulations à effectuer pour préparer votre rentrée scolaire 2025-2026 (en fonction de votre fonctionnement).

Cette année, pour vous accompagner, l’équipe 3D Ouest vous propose un webinaire d’1h (qui sera enregistré) pour vous présenter les différentes étapes du changement de cursus.

Un chat sera à votre disposition pour poser des questions. Pour les questions propres à votre fonctionnement, vous pourrez nous envoyer un mail en dehors du webinaire.

2 dates sont proposées, merci de nous préciser par retour de mail, la date du webinaire que vous souhaitez suivre ainsi que vos coordonnées :

→ le lundi 26 mai à 14h30

→ le jeudi 5 juin à 10h

Cordialement,

L’équipe Enfance

28/04/2025 : Edition des attestations fiscales

En cette période de déclaration des impôts, les familles peuvent vous demander une attestation fiscale afin de justifier leur situation et le logiciel vous permet d'en générer une facilement sur l'année fiscale N-1 :

1- Cliquez sur le bouton   INDIVIDUS... puis  Enfants dans le bandeau de gauche.

2- Dans la page qui s'affiche, cliquez si besoin sur le bandeau FILTRER SUR LES ENFANTS au-dessus du tableau pour rechercher un ensemble d'enfants répondant à vos options de recherche.

3- Cliquez ensuite sur le bouton   Générer les attestations fiscales sous le tableau.
Une fenêtre s'ouvre par-dessus le tableau.

4- Sélectionnez les prestations souhaitées, puis indiquez la période sur laquelle sera calculé le montant de l'attestation et si le calcul doit se faire par responsable ou par enfant.

5- Cochez la case « Enregistrer dans les fiches » pour créer un exemplaire de l'attestation fiscale dans les documents des familles concernées. Elle sera alors consultable sur le portail parents.

6-Cliquez enfin sur le bouton VALIDER pour générer les attestations fiscales.

Important : les attestations fiscales peuvent également être générées depuis la liste des responsables (  INDIVIDUS... >  Responsables) en suivant la même démarche.
Plus d'informations ici

31/03/2025 : Evolutions messagerie

Vous avez désormais la possibilité de :
- filtrer les messages en fonction de l'état et de la date
- archiver les messages en fonction d'une date
Lorsque vous répondez à un message, le précédent message s'affiche.

31/03/2025 : Mise en ligne de tutos vidéos

Des tutos vidéos sont désormais à votre disposition sur plusieurs pages du logiciel. Vous pouvez les visualiser en cliquant sur l'icône en haut de la page à côté de l'historique des actions.

14/02/2025 : Ajout d'un filtre sur la liste des foyers

Vous avez désormais la possibilité d'archiver et de filtrer les foyers : sans enfant, sans responsable, archivés.

13/02/2025 : Compte - Fonctionnement en prépaiement

Afin de gagner en compréhension et en lisibilité, l'affichage des comptes parents a été simplifié côté collectivité.

14/01/2025 : Gestion des personnes morales

Lors de la création d’un responsable, vous avez désormais la possibilité de créer une personne morale (collectivité, association, entreprise …) en précisant la raison sociale, le SIRET et le statut juridique. Les informations seront présentes dans les flux comptables et l’ORMC/PES ASAP ORMC.

02/01/2025 : Rappel pour les communes avec un fonctionnement postfacturation - hors régie

Si vous déposez vos factures/paiements de décembre en janvier, pensez à modifier le numéro de votre dépôt ainsi que la date (mettre le 31/12/24) avant de le transmettre à la perception.

Cela vous permettra de prendre en compte les éléments sur l'exercice 2024 et d'éviter les erreurs de doublons de factures.

17/12/2024 : Evolutions - filtres sur les enfants

Des améliorations ont été apportées sur les filtres.

Depuis la liste des enfants, vous avez désormais la possibilité de filtrer :

• en fonction de la commune du responsable,
• en fonction de la période pendant laquelle l'enfant était inscrit à une prestation (ajout d'un champ « date de fin »),
• en fonction des absences alors que les enfants avaient des réservations (ajout d'un état « absent mais réservé »).

05/12/2024 : Astuce Clic fratrie

Depuis le portail, les parents ont désormais la possibilité de réserver/décocher pour un ou tous les enfants en même temps.
L'option est à cocher depuis Mon foyer et Paramétrage réservations : Quand je réserve pour un enfant, je réserve pour tous les autres.

02/12/2024 : Création d'une période de fermeture en cas de grève

Cliquez sur le bouton Administration en haut à droite pour accéder à l'administration du logiciel.
1 - Dans la partie PRESTATIONS, cliquez sur le bouton Périodes.
2 - Cliquez ensuite sur le bouton Nouvelle Période.
La page de création d'une période s'affiche.
3 - Indiquez le libellé de la période (ex : grève), puis choisissez la date de début et de fin d'application (du 5 décembre au 5 décembre).
4 - Cliquez sur les prestations pour dérouler les établissements et classes, et cochez ceux qui seront concernés par la fermeture sur cette journée.
5 - Cliquez enfin sur le bouton Valider pour confirmer la création de la période. Les réservations seront supprimées.

13/11/2024 : Prolongation jeton - API Particulier

Le jeton API Particulier a une durée de vie de 18 mois, il faut le prolonger en vous connectant à votre compte utilisateur. Des notifications automatiques sont envoyées par API Particulier vous informant de l'expiration à venir de votre jeton. Vous trouverez des renseignements dans la FAQ d'API Particulier : https://particulier.api.gouv.fr/faq

30/08/2024 : Fiche pratique pointage tablette

Si vous utilisez notre application de pointage tablette pour saisir vos présences, une fiche pratique est à votre disposition ici.

02/07/2024 : Données parents/enfants que vous pouvez demander

Nous profitons des périodes d'inscriptions pour vous partager l'article de la CNIL au sujet des informations que vous pouvez demander aux parents, ainsi que la norme NS-058 toujours en vigueur.

21/06/2024 : Configuration de dossiers pour rendre des données obligatoires

Afin d'améliorer votre gestion en période de préparation à la rentrée scolaire, de nouvelles fonctionnalités viennent d'être mise en ligne dans votre logiciel Enfance.
Vous avez désormais la possibilité de paramétrer des éléments obligatoires, de configurer des dossiers qui vont, soit bloquer les réservations soit les rendre accessibles aux parents.
Par exemple, vous pouvez exiger que le parent fournisse son attestation d'assurance, renseigne sa date de naissance et complète l'autorisation de sortie de son enfant.
Il ne pourra réserver que si son dossier est complet.
La fiche pratique 26 est à votre disposition dans la partie « Mode d'emploi ».
Nous sommes à votre disposition si vous avez besoin d'être accompagné dans la configuration de vos dossiers.

21/05/2024 - Création de compte - Portail parents

Dans le but d’améliorer votre gestion et notamment l’inscription des nouvelles familles à vos services, nous vous rappelons qu'il est possible d'ajouter un bouton créer mon compte depuis la page de connexion de votre portail parents. Ainsi, le parent pourra, lui-même, créer son compte et ajouter les responsables et les enfants qui composent son foyer. À vous ensuite de valider ou non l’ajout de ce nouveau foyer dans votre logiciel et de finaliser l'inscription des enfants aux groupes et prestations pour le prochain cursus.

Ce bouton s'active depuis Administration > Portail parents > Configuration du portail parents et il faut cocher Oui à la question La création de compte est-elle possible depuis le portail ?

Pour l'instant, les nouveaux enfants que vous ajoutez ne sont pas à inscrire dans un établissement/groupe. Cela vous sera proposé lors de votre changement de cursus. Notre "courrier de la rentrée" vous sera adressé par mail début juin.

29/04/2024 - Evolution du format des fichiers bancaires SEPA

Comme vous, nous avons été informés de l’évolution des formats des fichiers bancaires SEPA. Les modifications nécessaires seront apportées pour une mise en place en 2025.

Rappel : édition des attestations fiscales

En cette période de déclaration des impôts, les familles peuvent vous demander une attestation fiscale afin de justifier leur situation et le logiciel vous permet d'en générer une facilement sur l'année fiscale N-1 :

1- Cliquez sur le bouton   INDIVIDUS... puis  Enfants dans le bandeau de gauche.

2- Dans la page qui s'affiche, cliquez si besoin sur le bandeau FILTRER SUR LES ENFANTS au-dessus du tableau pour rechercher un ensemble d'enfants répondant à vos options de recherche.

3- Cliquez ensuite sur le bouton   Générer les attestations fiscales sous le tableau.
Une fenêtre s'ouvre par-dessus le tableau.

4- Sélectionnez les prestations souhaitées, puis indiquez la période sur laquelle sera calculé le montant de l'attestation et si le calcul doit se faire par responsable ou par enfant.

5- Cochez la case « Enregistrer dans les fiches » pour créer un exemplaire de l'attestation fiscale dans les documents des familles concernées. Elle sera alors consultable sur le portail parents.

6-Cliquez enfin sur le bouton VALIDER pour générer les attestations fiscales.

Important : les attestations fiscales peuvent également être générées depuis la liste des responsables (  INDIVIDUS... >  Responsables) en suivant la même démarche.
Plus d'informations ici

30/01/2024 - création d'une période de fermeture en cas de grève

Cliquez sur le bouton Administration en haut à droite pour accéder à l'administration du logiciel.
1 - Dans la partie PRESTATIONS, cliquez sur le bouton Périodes.
2 - Cliquez ensuite sur le bouton Nouvelle Période.
La page de création d'une période s'affiche.
3 - Indiquez le libellé de la période (ex : grève), puis choisissez la date de début et de fin d'application (du 1er février au 1er février).
4 - Cliquez sur les prestations pour dérouler les établissements et classes, et cochez ceux qui seront concernés par la fermeture sur cette journée.
5 - Cliquez enfin sur le bouton Valider pour confirmer la création de la période. Les réservations seront supprimées.

Statistiques CAF

Nos statistiques évoluent :

• Pour faciliter vos demandes de subventions de la cantine à 1€, vous pouvez maintenant obtenir une répartition des enfants et des pointages par prestation et par tranche de quotient familial depuis Statistiques > Pointage > Répartition par tranche de QF.

• Une répartition des états a également été ajoutée, de manière à pouvoir quantifier le nombre de réservations, présences, absences justifiées … par période, par prestation, par groupe.

• Il est aussi possible de paramétrer un cumul en heures de plusieurs prestations. Si votre CAF vous demande un plafond par journée (exemple pour les prestations mercredi ou vacances : déclarer une journée de 8h alors qu'en réalité matin + repas + après-midi = 10 heures), merci de nous adresser un mail en nous listant les prestations concernées.

Interface API Particulier

3D Ouest est référencé dans la liste des éditeurs qui proposent l'intégration de la brique API Particulier.
Si vos tarifs dépendent des quotients familiaux, nous proposons de les récupérer et de les intégrer directement dans votre logiciel Enfance.
Pour ce faire, vous devez faire une demande d’habilitation sur le site internet : https://api.gouv.fr/guides/portail-famille-tarification
Une fois habilité, nous pouvons récupérer votre token pour activer cette fonctionnalité. Nous sommes à votre disposition pour vous aider à compléter votre demande.
Si cette option (400€ HT) vous intéresse, nous pouvons vous établir une proposition financière en ce sens.

Portail parents

Comment résoudre le problème d’un responsable qui n’arrive pas à se connecter ou rencontre des difficultés pour réserver ?

• Accès au portail parents
  • vérifiez qu'une adresse mail est renseignée dans la fiche du responsable et que la case « Le responsable peut se connecter » est bien cochée ;
  • vérifiez que la famille tente de se connecter à partir du bon lien d'accès au portail. Pour rappel, l’adresse de votre portail parents est indiquée dans la partie Configuration du portail parent de l'administration (  ) ;
  • si la famille ne reçoit pas de message pour la création de son mot de passe, qu'elle vérifie dans ses SPAMS (les adresses « hotmail » et « outlook » sont les plus fréquemment touchées) ;
  • si la famille ne trouve aucune trace du message même dans ses SPAMS, contactez-nous pour générer un lien de création de mot de passe.
• Accès aux réservations
  Les familles se sont connectées à leur portail mais n'arrivent pas à valider de réservations car aucun tableau ne s'affiche ou les cases ne sont pas cochables :
  • vérifiez que le login d'accès au portail a été créé sur le responsable ayant des règles de facturation ou étant indiqué comme tiers solidaire (Attention : l’accès aux réservations et paiements par le tiers solidaire n’est pas possible si vous fonctionnez en prépaiement panier) ;
  • vérifiez que les dates d'application des règles de facturation englobent la période à réserver ou qu'il n'y a pas un critère particulier (semaine paire/impaire) ;
  • vérifiez que les enfants sont bien inscrits sur le cursus 2022-2023 et  à des prestations.
• Autres points
  Des oublis dans le paramétrage peuvent également expliquer des difficultés à valider des réservations ou des accès non autorisés sur une période :
  • vérifiez que les périodes de vacances ont été créées pour éviter des réservations non souhaitées sur ces dates-là ;
  • vérifiez que les prestations sont bien associées aux bonnes classes (en particulier si vous avez ajouté des classes/niveaux dans le nouveau cursus).

Pour tout renseignement complémentaire, vous pouvez nous contacter.

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Optimisez le pointage des enfants en optant pour une application de pointage sur tablette :
- pointage connecté ou hors ligne
- synchronisation automatique des pointages
- utilisation d'un QR Code ou d'une liste pour le pointage
- suivi en temps réel des enfants présents/partis
- accès rapide à la fiche résumé d'un enfant

N'hésitez pas à consulter notre vidéo de présentation ou à nous contacter pour des précisions complémentaires.