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Le manuel utilisateur est à jour et les fiches pratiques sont disponibles dans la partie Mode d'emploi
La FAQ du logiciel a été alimentée avec les questions les plus fréquentes sur l'utilisation du logiciel Enfance. N'hésitez pas à la consulter.

Actualités

21/05/2024 - Création de compte - Portail parents

Dans le but d’améliorer votre gestion et notamment l’inscription des nouvelles familles à vos services, nous vous rappelons qu'il est possible d'ajouter un bouton créer mon compte depuis la page de connexion de votre portail parents. Ainsi, le parent pourra, lui-même, créer son compte et ajouter les responsables et les enfants qui composent son foyer. À vous ensuite de valider ou non l’ajout de ce nouveau foyer dans votre logiciel et de finaliser l'inscription des enfants aux groupes et prestations pour le prochain cursus.

Ce bouton s'active depuis Administration > Portail parents > Configuration du portail parents et il faut cocher Oui à la question La création de compte est-elle possible depuis le portail ?

Pour l'instant, les nouveaux enfants que vous ajoutez ne sont pas à inscrire dans un établissement/groupe. Cela vous sera proposé lors de votre changement de cursus. Notre "courrier de la rentrée" vous sera adressé par mail début juin.

13/05/2024 - Retirer l'assurance du portail parents

Si vous n'avez pas besoin que les parents renseignent leur assurance, vous avez la possibilité de retirer cette information du portail en passant par Administration > Portail parents > Configuration du portail parent et de cocher Non à la question : Les assurances sont-elles visibles sur le portail ?

13/05/2024 - Envoi de mail vers votre prestataire de repas

Si un envoi de mail est programmé automatiquement vers votre prestataire de repas et que vous avez demandé un changement de blocage exceptionnel pour les réservations du 20 mai, pensez à envoyer manuellement le mail vers votre prestataire.

29/04/2024 - CURSUS 2024-2025

Vous êtes déjà plusieurs à vous préoccuper de la prochaine rentrée scolaire et à nous questionner sur la création du cursus 2024-2025.
Il est préférable d’avoir la répartition de vos futures classes/niveaux pour créer votre cursus. Vous pouvez créer les nouveaux foyers, les responsables et les enfants, sans les inscrire dans un cursus et à des prestations. Lors du changement de cursus, la liste de ces enfants sans classe vous sera proposée afin de les basculer dans la classe souhaitée et les enfants seront alors inscrits aux prestations. Il vous restera à aller ajouter les règles de facturation.
Si toutefois vous avez déjà créé le cursus 2024-2025, vous aurez à effectuer des modifications pour attribuer les enfants dans leur classe définitive.

29/04/2024 - Evolution du format des fichiers bancaires SEPA

Comme vous, nous avons été informés de l’évolution des formats des fichiers bancaires SEPA. Les modifications nécessaires seront apportées pour une mise en place en 2025.

Rappel : édition des attestations fiscales

En cette période de déclaration des impôts, les familles peuvent vous demander une attestation fiscale afin de justifier leur situation et le logiciel vous permet d'en générer une facilement sur l'année fiscale N-1 :

1- Cliquez sur le bouton   INDIVIDUS... puis  Enfants dans le bandeau de gauche.

2- Dans la page qui s'affiche, cliquez si besoin sur le bandeau FILTRER SUR LES ENFANTS au-dessus du tableau pour rechercher un ensemble d'enfants répondant à vos options de recherche.

3- Cliquez ensuite sur le bouton sous le tableau.
Une fenêtre s'ouvre par-dessus le tableau.

4- Sélectionnez les prestations souhaitées, puis indiquez la période sur laquelle sera calculé le montant de l'attestation et si le calcul doit se faire par responsable ou par enfant.

5- Cochez la case « Enregistrer dans les fiches » pour créer un exemplaire de l'attestation fiscale dans les documents des familles concernées. Elle sera alors consultable sur le portail parents.

6-Cliquez enfin sur le bouton pour générer les attestations fiscales.

Important : les attestations fiscales peuvent également être générées depuis la liste des responsables (  INDIVIDUS... >  Responsables) en suivant la même démarche.
Plus d'informations ici

25/04/2024 - Anticiper vos changements de tarifs

Si vos tarifs évoluent au 1er septembre 2024, merci de nous adresser votre délibération à l'adresse : support-enfance@3douest.com
Nous nous chargerons de les mettre à jour.

22/02/2024 - Communiqué - API Particulier

L'incident sur l'API quotient familial de la CNAF est maintenant résolu. La rupture de service était liée à une évolution du système informatique de la CNAF. Vous pouvez manuellement relancer la mise à jour (Administration > Collectivité > Mise à jour des QF - api particulier) et nous informer si vous souhaitez que nous avancions la date des quotients au 01/02.

13/02/2024 - Évolution tableau récap des réservations en masse sur le portail

Désormais, lorsqu'une famille réalisera une réservation en masse pour un ou plusieurs de ses enfants à une prestation donnée, un tableau récapitulatif s'affichera à la fin de l'opération indiquant :

  • la liste des dates réservées (anciennes ou nouvelles)
  • la liste des dates pré-réservées (prépaiement uniquement)
  • la liste des dates non réservées (blocage, jour férié, etc.)
  • la liste des dates mises sur liste d'attente (quotas)

30/01/2024 - création d'une période de fermeture en cas de grève

Cliquez sur le bouton Administration en haut à droite pour accéder à l'administration du logiciel.
1 - Dans la partie PRESTATIONS, cliquez sur le bouton Périodes.
2 - Cliquez ensuite sur le bouton Nouvelle Période.
La page de création d'une période s'affiche.
3 - Indiquez le libellé de la période (ex : grève), puis choisissez la date de début et de fin d'application (du 1er février au 1er février).
4 - Cliquez sur les prestations pour dérouler les établissements et classes, et cochez ceux qui seront concernés par la fermeture sur cette journée.
5 - Cliquez enfin sur le bouton Valider pour confirmer la création de la période. Les réservations seront supprimées.

04/01/2023 - Enlever le minimum de facturation

Pour conclure l'année 2023, n'hésitez pas à nous contacter pour que nous enlevions le minimum de facturation. Veuillez ensuite nous recontacter après l'émission de vos factures afin que nous puissions le remettre.

22/12/2023 - Rappel pour les communes dont la trésorerie gère les paiements des factures :

Si vous faites votre dépôt des factures de décembre début janvier, pensez à modifier ce dernier afin qu’il soit daté du mois de décembre si votre trésorerie vous le demande. Ou inversement.

Pour ce faire, une fois le dépôt créé, cliquez sur le numéro du dépôt.

Une fenêtre s’ouvre, modifiez alors la date et le numéro du dépôt si besoin.

13/11/2023 - Saisie des réservations et des présences

Depuis les boutons Réservations et Présences du bandeau de gauche et pour faciliter la saisie de vos pointages, vous avez maintenant la possibilité de positionner une date de fin, en renseignant le champ Jusqu'au dans la partie Paramètres.

10/11/2023 - ÉVOLUTION ORMC

Un nouvel export est en place depuis FINANCES > Dépôts et dans la colonne "Export comptable".

Il vous permet de télécharger les factures au format pdf dans un poids "léger".

PES ASAP ORMC

Le développement du PES ASAP ORMC est finalisé. Si votre trésorerie vous demande de passer sur ce mode de fichier, merci de nous le signaler pour que nous le mettions en place pour votre prochaine facturation.

13/10/2023 - Prépaiement - Facturation

Certains d’entre vous nous ont fait part de leurs inquiétudes suite à la mise en ligne de cette évolution. Nous avons bien conscience que cette nouvelle procédure peut susciter des interrogations.

Le fonctionnement reste bien entendu le même ; les familles payent à la réservation.

Si des présences et/ou des absences sont ajoutées, il faudra attendre la facture pour que le compte de la famille se mette à jour. La facture remplace l’ancienne mise à jour des comptes. La facture se solde (reste à payer = 0) en utilisant l’ensemble des paiements détectés sur le compte de la famille, y compris les paiements enregistrés avant ou après la période facturée.

Nous sommes en train de travailler sur des fiches pratiques avec des exemples concrets pour expliquer le nouveau fonctionnement du compte et des factures.

Nous tenons à vous remercier pour votre patience et nous vous présentons toutes nos excuses pour les désagréments générés par cette mise en production.

L’équipe Enfance

03/10/2023 - Gestion des factures - postfacturation

La gestion des factures a été revue pour répondre aux contraintes légales de la DGFIP. Les factures validées sont définitives et immuables, elles ne peuvent être ni modifiées ni supprimées.
L’ajout d’un paiement sur une facture ne modifiera plus l’affichage du pdf, et générera automatiquement un reçu, qui pourra être remis au responsable de facturation et téléchargé depuis le portail parents.
Par conséquent, le temps de chargement de certains documents (factures, reçus, dépôts) peut être un peu plus long.
Nous sommes à votre disposition en cas de questions.

Evolution - Assurance

L'assurance doit désormais être renseignée uniquement sur la fiche de l'enfant. Un message le précise côté collectivité et côté responsables (au niveau de l'assurance). 
L'attestation d'assurance doit être ajoutée en pièce jointe en .pdf et peut être ajoutée sur tous les enfants de la fratrie en même temps. Cette action est possible depuis le portail parents et depuis la structure.

PES ASAP ORMC

Évolutions application de pointage tablette

De nouvelles fonctionnalités ont été ajoutées à l'application de pointage tablette afin de vous permettre de mieux gérer vos pointages :

  • affichage du nombre de réservés et de présents dans les entêtes de colonne,
  • ajout d'un bouton permettant :
    • de pointer tous les individus d'un coup (après les avoir éventuellement filtrés),
    • supprimer tous les pointages d'un coup,
    • pointer tous les individus avec des réservations.

Plus de détails dans la section Évolutions.

Création de compte - Portail parents

Dans le but d’améliorer votre gestion et notamment l’inscription des nouvelles familles à vos services, nous vous rappelons qu'il est possible d'ajouter un bouton créer mon compte depuis la page de connexion de votre portail parents. Ainsi, le parent pourra, lui-même, créer son compte et ajouter les responsables et les enfants qui composent son foyer. À vous ensuite de valider ou non l’ajout de ce nouveau foyer dans votre logiciel et de finaliser l'inscription des enfants aux groupes et prestations pour le cursus 2022-2023.
Ce bouton s'active depuis Administration > Portail parents > Configuration du portail parents et il faut cocher Oui à la question La création de compte est-elle possible depuis le portail ?

Pour l'instant, les nouveaux enfants que vous ajoutez ne sont pas à inscrire dans un établissement/groupe. Cela vous sera proposé lors de votre changement de cursus. Notre "courrier de la rentrée" vous sera adressé par mail début juin.

Statistiques CAF

Nos statistiques évoluent :

Pour faciliter vos demandes de subventions de la cantine à 1€, vous pouvez maintenant obtenir une répartition des enfants et des pointages par prestation et par tranche de quotient familial depuis Statistiques > Pointage > Répartition par tranche de QF.

• Une répartition des états a également été ajoutée, de manière à pouvoir quantifier le nombre de réservations, présences, absences justifiées … par période, par prestation, par groupe.

• Il est aussi possible de paramétrer un cumul en heures de plusieurs prestations. Si votre CAF vous demande un plafond par journée (exemple pour les prestations mercredi ou vacances : déclarer une journée de 8h alors qu'en réalité matin + repas + après-midi = 10 heures), merci de nous adresser un mail en nous listant les prestations concernées.

Rappel : édition des attestations fiscales

En cette période de déclaration des impôts, les familles peuvent vous demander une attestation fiscale afin de justifier leur situation et le logiciel vous permet d'en générer une facilement sur l'année fiscale N-1 :

1- Cliquez sur le bouton   INDIVIDUS... puis  Enfants dans le bandeau de gauche.

2- Dans la page qui s'affiche, cliquez si besoin sur le bandeau FILTRER SUR LES ENFANTS au-dessus du tableau pour rechercher un ensemble d'enfants répondant à vos options de recherche.

3- Cliquez ensuite sur le bouton sous le tableau.
Une fenêtre s'ouvre par-dessus le tableau.

4- Sélectionnez les prestations souhaitées, puis indiquez la période sur laquelle sera calculé le montant de l'attestation et si le calcul doit se faire par responsable ou par enfant.

5- Cochez la case « Enregistrer dans les fiches » pour créer un exemplaire de l'attestation fiscale dans les documents des familles concernées. Elle sera alors consultable sur le portail parents.

6-Cliquez enfin sur le bouton pour générer les attestations fiscales.

Important : les attestations fiscales peuvent également être générées depuis la liste des responsables (  INDIVIDUS... >  Responsables) en suivant la même démarche.

Interface API Particulier

3D Ouest est référencé dans la liste des éditeurs qui proposent l'intégration de la brique API Particulier.
Si vos tarifs dépendent des quotients familiaux, nous proposons de les récupérer et de les intégrer directement dans votre logiciel Enfance.
Pour ce faire, vous devez faire une demande d’habilitation sur le site internet : https://api.gouv.fr/guides/portail-famille-tarification
Une fois habilité, nous pouvons récupérer votre token pour activer cette fonctionnalité. Nous sommes à votre disposition pour vous aider à compléter votre demande.
Si cette option (400€ HT) vous intéresse, nous pouvons vous établir une proposition financière en ce sens.

Portail parents

Comment résoudre le problème d’un responsable qui n’arrive pas à se connecter ou rencontre des difficultés pour réserver ?

  • Accès au portail parents
    • vérifiez qu'une adresse mail est renseignée dans la fiche du responsable et que la case « Le responsable peut se connecter » est bien cochée ;
    • vérifiez que la famille tente de se connecter à partir du bon lien d'accès au portail. Pour rappel, l’adresse de votre portail parents est indiquée dans la partie Configuration du portail parent de l'administration (  ) ;
    • si la famille ne reçoit pas de message pour la création de son mot de passe, qu'elle vérifie dans ses SPAMS (les adresses « hotmail » et « outlook » sont les plus fréquemment touchées) ;
    • si la famille ne trouve aucune trace du message même dans ses SPAMS, contactez-nous pour générer un lien de création de mot de passe.
  • Accès aux réservations
    Les familles se sont connectées à leur portail mais n'arrivent pas à valider de réservations car aucun tableau ne s'affiche ou les cases ne sont pas cochables :
    • vérifiez que le login d'accès au portail a été créé sur le responsable ayant des règles de facturation ou étant indiqué comme tiers solidaire (Attention : l’accès aux réservations et paiements par le tiers solidaire n’est pas possible si vous fonctionnez en prépaiement panier) ;
    • vérifiez que les dates d'application des règles de facturation englobent la période à réserver ou qu'il n'y a pas un critère particulier (semaine paire/impaire) ;
    • vérifiez que les enfants sont bien inscrits sur le cursus 2022-2023 et  à des prestations.
  • Autres points
    Des oublis dans le paramétrage peuvent également expliquer des difficultés à valider des réservations ou des accès non autorisés sur une période :
    • vérifiez que les périodes de vacances ont été créées pour éviter des réservations non souhaitées sur ces dates-là ;
    • vérifiez que les prestations sont bien associées aux bonnes classes (en particulier si vous avez ajouté des classes/niveaux dans le nouveau cursus).

Pour tout renseignement complémentaire, vous pouvez nous contacter.

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Optimisez le pointage des enfants en optant pour une application de pointage sur tablette :
- pointage connecté ou hors ligne
- synchronisation automatique des pointages
- utilisation d'un QR Code ou d'une liste pour le pointage
- suivi en temps réel des enfants présents/partis
- accès rapide à la fiche résumé d'un enfant

N'hésitez pas à consulter notre vidéo de présentation ou à nous contacter pour des précisions complémentaires.