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Le manuel utilisateur est à jour et les fiches pratiques sont disponibles dans la partie Mode d'emploi
La FAQ du logiciel a été alimentée avec les questions les plus fréquentes sur l'utilisation du logiciel Enfance. N'hésitez pas à la consulter.
La rentrée est derrière nous et il est déjà temps de penser à la facturation du mois de septembre.
Voici un document qui va vous aider à préparer votre première facturation de l’année scolaire 2024-2025.
Nous vous encourageons vivement à créer une facturation test avant la fin du mois de septembre. Vous pouvez dès à présent créer vos factures brouillons et les vérifier. Ceci de manière à nous remonter le plus tôt possible les éventuelles erreurs de paramétrage. Supprimez ensuite les brouillons après cette première vérification.
Nous sommes à votre disposition en cas de questions.
La rentrée est derrière nous et il est déjà temps de penser à la facturation.
Bien que vos familles paient à la réservation, il vous faut tout de même créer des factures pour mettre à jour les comptes des familles. Cette facturation va permettre de prendre en compte les absences justifiées ainsi que les ajustements effectués dans les présences.
Voici un document qui va vous guider dans la facturation.
Nous sommes à votre disposition en cas de questions.
Si vous avez utilisé l’outil changement de cursus, certains enfants (dont vos CM2) ont été archivés en masse en date du 2 septembre. Vous pouvez désormais archiver les responsables de ces enfants s’ils n’ont pas de fratries dans le logiciel.
Pour les retrouver facilement, cliquez sur le bouton Foyer (bandeau de gauche), puis sur le libellé de la colonne Enfants du tableau. Vous aurez alors en haut de votre page la liste des responsables avec 0 enfant. Vous pouvez ensuite les archiver en cliquant sur la corbeille en haut à droite de leur fiche.
Si vous utilisez notre application de pointage tablette pour saisir vos présences, une fiche pratique est à votre disposition ici.
Nous profitons des périodes d'inscriptions pour vous partager l'article de la CNIL au sujet des informations que vous pouvez demander aux parents, ainsi que la norme NS-058 toujours en vigueur.
Pour rappel, le jeton qui nous permet de mettre à jour l'ensemble de vos quotients familiaux a une durée de vie de 18 mois.
Des notifications automatiques d'API Particulier vous sont adressées régulièrement jusqu’à l'expiration de votre jeton.
Il vous faut le prolonger depuis votre compte utilisateur API Particulier.
Vous trouverez la procédure sur le site internet : https://particulier.api.gouv.fr/faq et dans la rubrique "Comment prolonger mon jeton arrivant à expiration ?"
Nous sommes à votre disposition en cas de questions.
Afin d'améliorer votre gestion en période de préparation à la rentrée scolaire, de nouvelles fonctionnalités viennent d'être mise en ligne dans votre logiciel Enfance.
Vous avez désormais la possibilité de paramétrer des éléments obligatoires, de configurer des dossiers qui vont, soit bloquer les réservations soit les rendre accessibles aux parents.
Par exemple, vous pouvez exiger que le parent fournisse son attestation d'assurance, renseigne sa date de naissance et complète l'autorisation de sortie de son enfant.
Il ne pourra réserver que si son dossier est complet.
La fiche pratique 26 est à votre disposition dans la partie « Mode d'emploi ».
Nous sommes à votre disposition si vous avez besoin d'être accompagné dans la configuration de vos dossiers.
Une année scolaire s'achève et une autre est déjà en préparation.
Plusieurs manipulations s'imposent dans votre logiciel pour bien démarrer la rentrée de septembre 2024.
Des fiches récapitulatives vous ont été envoyées par mail, que vous retrouverez également ici (avec prépaiement et sans prépaiement).
Nous sommes à votre disposition pour répondre à vos questions.
Dans le but d’améliorer votre gestion et notamment l’inscription des nouvelles familles à vos services, nous vous rappelons qu'il est possible d'ajouter un bouton créer mon compte depuis la page de connexion de votre portail parents. Ainsi, le parent pourra, lui-même, créer son compte et ajouter les responsables et les enfants qui composent son foyer. À vous ensuite de valider ou non l’ajout de ce nouveau foyer dans votre logiciel et de finaliser l'inscription des enfants aux groupes et prestations pour le prochain cursus.
Ce bouton s'active depuis Administration > Portail parents > Configuration du portail parents et il faut cocher Oui à la question La création de compte est-elle possible depuis le portail ?
Pour l'instant, les nouveaux enfants que vous ajoutez ne sont pas à inscrire dans un établissement/groupe. Cela vous sera proposé lors de votre changement de cursus. Notre "courrier de la rentrée" vous sera adressé par mail début juin.
Si vous n'avez pas besoin que les parents renseignent leur assurance, vous avez la possibilité de retirer cette information du portail en passant par Administration > Portail parents > Configuration du portail parent et de cocher Non à la question : Les assurances sont-elles visibles sur le portail ?
Si un envoi de mail est programmé automatiquement vers votre prestataire de repas et que vous avez demandé un changement de blocage exceptionnel pour les réservations du 20 mai, pensez à envoyer manuellement le mail vers votre prestataire.
Vous êtes déjà plusieurs à vous préoccuper de la prochaine rentrée scolaire et à nous questionner sur la création du cursus 2024-2025.
Il est préférable d’avoir la répartition de vos futures classes/niveaux pour créer votre cursus. Vous pouvez créer les nouveaux foyers, les responsables et les enfants, sans les inscrire dans un cursus et à des prestations. Lors du changement de cursus, la liste de ces enfants sans classe vous sera proposée afin de les basculer dans la classe souhaitée et les enfants seront alors inscrits aux prestations. Il vous restera à aller ajouter les règles de facturation.
Si toutefois vous avez déjà créé le cursus 2024-2025, vous aurez à effectuer des modifications pour attribuer les enfants dans leur classe définitive.
Comme vous, nous avons été informés de l’évolution des formats des fichiers bancaires SEPA. Les modifications nécessaires seront apportées pour une mise en place en 2025.
En cette période de déclaration des impôts, les familles peuvent vous demander une attestation fiscale afin de justifier leur situation et le logiciel vous permet d'en générer une facilement sur l'année fiscale N-1 :
1- Cliquez sur le bouton INDIVIDUS... puis Enfants dans le bandeau de gauche.
2- Dans la page qui s'affiche, cliquez si besoin sur le bandeau FILTRER SUR LES ENFANTS au-dessus du tableau pour rechercher un ensemble d'enfants répondant à vos options de recherche.
3- Cliquez ensuite sur le bouton sous le tableau.
Une fenêtre s'ouvre par-dessus le tableau.
4- Sélectionnez les prestations souhaitées, puis indiquez la période sur laquelle sera calculé le montant de l'attestation et si le calcul doit se faire par responsable ou par enfant.
5- Cochez la case « Enregistrer dans les fiches » pour créer un exemplaire de l'attestation fiscale dans les documents des familles concernées. Elle sera alors consultable sur le portail parents.
6-Cliquez enfin sur le bouton pour générer les attestations fiscales.
Important : les attestations fiscales peuvent également être générées depuis la liste des responsables ( INDIVIDUS... > Responsables) en suivant la même démarche.
Plus d'informations ici
Si vos tarifs évoluent au 1er septembre 2024, merci de nous adresser votre délibération à l'adresse : support-enfance@3douest.com
Nous nous chargerons de les mettre à jour.
L'incident sur l'API quotient familial de la CNAF est maintenant résolu. La rupture de service était liée à une évolution du système informatique de la CNAF. Vous pouvez manuellement relancer la mise à jour (Administration > Collectivité > Mise à jour des QF - api particulier) et nous informer si vous souhaitez que nous avancions la date des quotients au 01/02.
Désormais, lorsqu'une famille réalisera une réservation en masse pour un ou plusieurs de ses enfants à une prestation donnée, un tableau récapitulatif s'affichera à la fin de l'opération indiquant :
Cliquez sur le bouton Administration en haut à droite pour accéder à l'administration du logiciel.
1 - Dans la partie PRESTATIONS, cliquez sur le bouton Périodes.
2 - Cliquez ensuite sur le bouton Nouvelle Période.
La page de création d'une période s'affiche.
3 - Indiquez le libellé de la période (ex : grève), puis choisissez la date de début et de fin d'application (du 1er février au 1er février).
4 - Cliquez sur les prestations pour dérouler les établissements et classes, et cochez ceux qui seront concernés par la fermeture sur cette journée.
5 - Cliquez enfin sur le bouton Valider pour confirmer la création de la période. Les réservations seront supprimées.
Pour conclure l'année 2023, n'hésitez pas à nous contacter pour que nous enlevions le minimum de facturation. Veuillez ensuite nous recontacter après l'émission de vos factures afin que nous puissions le remettre.
Si vous faites votre dépôt des factures de décembre début janvier, pensez à modifier ce dernier afin qu’il soit daté du mois de décembre si votre trésorerie vous le demande. Ou inversement.
Pour ce faire, une fois le dépôt créé, cliquez sur le numéro du dépôt.
Une fenêtre s’ouvre, modifiez alors la date et le numéro du dépôt si besoin.
Depuis les boutons Réservations et Présences du bandeau de gauche et pour faciliter la saisie de vos pointages, vous avez maintenant la possibilité de positionner une date de fin, en renseignant le champ Jusqu'au dans la partie Paramètres.
Un nouvel export est en place depuis FINANCES > Dépôts et dans la colonne "Export comptable".
Il vous permet de télécharger les factures au format pdf dans un poids "léger".
Le développement du PES ASAP ORMC est finalisé. Si votre trésorerie vous demande de passer sur ce mode de fichier, merci de nous le signaler pour que nous le mettions en place pour votre prochaine facturation.
Certains d’entre vous nous ont fait part de leurs inquiétudes suite à la mise en ligne de cette évolution. Nous avons bien conscience que cette nouvelle procédure peut susciter des interrogations.
Le fonctionnement reste bien entendu le même ; les familles payent à la réservation.
Si des présences et/ou des absences sont ajoutées, il faudra attendre la facture pour que le compte de la famille se mette à jour. La facture remplace l’ancienne mise à jour des comptes. La facture se solde (reste à payer = 0) en utilisant l’ensemble des paiements détectés sur le compte de la famille, y compris les paiements enregistrés avant ou après la période facturée.
Nous sommes en train de travailler sur des fiches pratiques avec des exemples concrets pour expliquer le nouveau fonctionnement du compte et des factures.
Nous tenons à vous remercier pour votre patience et nous vous présentons toutes nos excuses pour les désagréments générés par cette mise en production.
L’équipe Enfance
La gestion des factures a été revue pour répondre aux contraintes légales de la DGFIP. Les factures validées sont définitives et immuables, elles ne peuvent être ni modifiées ni supprimées.
L’ajout d’un paiement sur une facture ne modifiera plus l’affichage du pdf, et générera automatiquement un reçu, qui pourra être remis au responsable de facturation et téléchargé depuis le portail parents.
Par conséquent, le temps de chargement de certains documents (factures, reçus, dépôts) peut être un peu plus long.
Nous sommes à votre disposition en cas de questions.
L'assurance doit désormais être renseignée uniquement sur la fiche de l'enfant. Un message le précise côté collectivité et côté responsables (au niveau de l'assurance).
L'attestation d'assurance doit être ajoutée en pièce jointe en .pdf et peut être ajoutée sur tous les enfants de la fratrie en même temps. Cette action est possible depuis le portail parents et depuis la structure.
De nouvelles fonctionnalités ont été ajoutées à l'application de pointage tablette afin de vous permettre de mieux gérer vos pointages :
Plus de détails dans la section Évolutions.
Dans le but d’améliorer votre gestion et notamment l’inscription des nouvelles familles à vos services, nous vous rappelons qu'il est possible d'ajouter un bouton créer mon compte depuis la page de connexion de votre portail parents. Ainsi, le parent pourra, lui-même, créer son compte et ajouter les responsables et les enfants qui composent son foyer. À vous ensuite de valider ou non l’ajout de ce nouveau foyer dans votre logiciel et de finaliser l'inscription des enfants aux groupes et prestations pour le cursus 2022-2023.
Ce bouton s'active depuis Administration > Portail parents > Configuration du portail parents et il faut cocher Oui à la question La création de compte est-elle possible depuis le portail ?
Pour l'instant, les nouveaux enfants que vous ajoutez ne sont pas à inscrire dans un établissement/groupe. Cela vous sera proposé lors de votre changement de cursus. Notre "courrier de la rentrée" vous sera adressé par mail début juin.
Nos statistiques évoluent :
• Pour faciliter vos demandes de subventions de la cantine à 1€, vous pouvez maintenant obtenir une répartition des enfants et des pointages par prestation et par tranche de quotient familial depuis Statistiques > Pointage > Répartition par tranche de QF.
• Une répartition des états a également été ajoutée, de manière à pouvoir quantifier le nombre de réservations, présences, absences justifiées … par période, par prestation, par groupe.
• Il est aussi possible de paramétrer un cumul en heures de plusieurs prestations. Si votre CAF vous demande un plafond par journée (exemple pour les prestations mercredi ou vacances : déclarer une journée de 8h alors qu'en réalité matin + repas + après-midi = 10 heures), merci de nous adresser un mail en nous listant les prestations concernées.
En cette période de déclaration des impôts, les familles peuvent vous demander une attestation fiscale afin de justifier leur situation et le logiciel vous permet d'en générer une facilement sur l'année fiscale N-1 :
1- Cliquez sur le bouton INDIVIDUS... puis Enfants dans le bandeau de gauche.
2- Dans la page qui s'affiche, cliquez si besoin sur le bandeau FILTRER SUR LES ENFANTS au-dessus du tableau pour rechercher un ensemble d'enfants répondant à vos options de recherche.
3- Cliquez ensuite sur le bouton sous le tableau.
Une fenêtre s'ouvre par-dessus le tableau.
4- Sélectionnez les prestations souhaitées, puis indiquez la période sur laquelle sera calculé le montant de l'attestation et si le calcul doit se faire par responsable ou par enfant.
5- Cochez la case « Enregistrer dans les fiches » pour créer un exemplaire de l'attestation fiscale dans les documents des familles concernées. Elle sera alors consultable sur le portail parents.
6-Cliquez enfin sur le bouton pour générer les attestations fiscales.
Important : les attestations fiscales peuvent également être générées depuis la liste des responsables ( INDIVIDUS... > Responsables) en suivant la même démarche.
3D Ouest est référencé dans la liste des éditeurs qui proposent l'intégration de la brique API Particulier.
Si vos tarifs dépendent des quotients familiaux, nous proposons de les récupérer et de les intégrer directement dans votre logiciel Enfance.
Pour ce faire, vous devez faire une demande d’habilitation sur le site internet : https://api.gouv.fr/guides/portail-famille-tarification
Une fois habilité, nous pouvons récupérer votre token pour activer cette fonctionnalité. Nous sommes à votre disposition pour vous aider à compléter votre demande.
Si cette option (400€ HT) vous intéresse, nous pouvons vous établir une proposition financière en ce sens.
Comment résoudre le problème d’un responsable qui n’arrive pas à se connecter ou rencontre des difficultés pour réserver ?
Pour tout renseignement complémentaire, vous pouvez nous contacter.
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Optimisez le pointage des enfants en optant pour une application de pointage sur tablette :
- pointage connecté ou hors ligne
- synchronisation automatique des pointages
- utilisation d'un QR Code ou d'une liste pour le pointage
- suivi en temps réel des enfants présents/partis
- accès rapide à la fiche résumé d'un enfant
N'hésitez pas à consulter notre vidéo de présentation ou à nous contacter pour des précisions complémentaires.
Tél: 02 96 48 68 19
Mail : moc.tseuod3@tcatnoc
@3douest
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